Integratorzy systemów IT – Jak wybrać najlepszego? Rodzaje, kryteria, budowanie relacji.

Ostatnia aktualizacja 2025-06-24

W jaki sposób działają integratorzy IT i jaki jest ich podział? Jakie stosują praktyki na rynku względem dostawców i klientów?

Czym zajmuje się integrator IT?

Integrator systemów IT to osoba lub firma, której główne zadanie polega na wdrożeniu nowych lub połączeniu istniejących już systemów i aplikacji działających w środowisku danej organizacji. Można powiedzieć, że integrator działa jak taki „klej” spajający wszelkie elementy układanki obejmującej procesy biznesowe i aspekty technologiczne firmy. Zakres działań integratora IT jest bardzo zróżnicowany i zależy tylko i wyłącznie od potrzeb danego projektu i wymogów określonych przez końcowego klienta. Usługa może zatem obejmować integrację komponentów technicznych, aplikacji i infrastruktury w istniejących systemach, ale może też dotyczyć integracji gotowych systemów z istniejącymi procesami biznesowymi (np. przykład integracja nowego systemu CRM z call center). Opcji jest bardzo wiele.

Zobacz też: Polityka bezpieczeństwa (informacji) IT – co zawiera i dlaczego jest konieczna w firmie?

Rodzaje integratorów IT

​Jak widać definicja “integratora IT” może być bardzo szeroka. Sam rynek usług związanych z integracją jest bardzo niejednorodny. Funkcjonują na nim zarówno niezależni konsultanci jak i duże firmy informatyczne. Każdy z nich oferuje inny zakres usług i prezentuje inne podejście do producentów i dystrybutorów jak i końcowego klienta.

Spektrum usług

Firmy informatyczne możemy podzielić wg kryterium usług jakie oferują potencjalnemu klientowi. W tym aspekcie możemy spotkać się z dużą różnorodnością. Niektórzy integratorzy systemów IT oferują pełne spektrum usług (chociaż znajdują się oni w mniejszości), ale są też tacy, którzy wybierają wąskie specjalizacje. Jedni działają tylko i wyłącznie w określonej branży. Inni oferują swoje usługi wszystkim podmiotom gospodarczym, bez znaczenia jaki segment rynku prezentują.

Strategia prowadzenia biznesu wobec klientów

Inne kryterium podziału integratorów IT związane jest z praktykami rynkowymi, jakie stosują w swojej działalności, sposobami pozyskiwania nowych klientów i utrzymywania z nimi relacji. Można wyodrębnić dwa skrajne podejścia integratorów IT, którzy mają niebagatelny wpływ na stosunki z producentami, dystrybutorami i klientami końcowymi oraz na samo podejście do realizowanych projektów oraz ich przeciwieństwo.

Szybki zysk=niska renoma

W tej grupie znajdują się firmy IT, które szukają szybkich pieniędzy i skoncentrowane są na zyskach. Jak łatwo się zorientować to firmy, dla których dobro klienta oraz jego potrzeby schodzą na plan dalszy. Firmy te w przetargach publicznych nie zwracają uwagi na to, aby dostarczyć rozwiązanie/produkt, który spełni oczekiwania zamawiającego. Często wykorzystują ustawę o zamówieniach publicznych, aby jedynie sprzedać dany produkt czy usługę. Niestety w większości przypadków to, co sprzedają, pomimo że jest zgodne ze specyfikacją przetargową, nie jest dopasowane do oczekiwań klientów (a postępowanie przetargowe ze strony klienta-instytucji publicznej nie zostało przygotowane w ten sposób, aby tego uniknąć).

W biznesie takie firmy (kiedy tylko mają taką możliwość), narzucają też wysoką marżę klientom. Często starają się w sposób odbiegający od przyjętych norm etyki handlowej uzyskać lepsze ceny u dostawcy. Następnie sprzedać drożej końcowemu klientowi. Aby uzyskać samego klienta uciekają się z kolei do nieuczciwych praktyk i gratyfikacji finansowych. Wszystko to wpływa na jego nieobiektywną ocenę i skutkuje złym wyborem dostawcy i technologii.

Oczywiście firmy działające wg tych zasad nie cieszą się dobrą opinii w branży. Często można ich poznać po złej reputacji na rynku, licznych pozwach do KIO lub sądów. I rzeszy niezadowolonych klientów i dostawców.

Dobro klienta i długofalowe relacje

Na drugim biegunie są firmy, których podstawą funkcjonowania jest budowanie długofalowych relacji z klientami, wiedzą na czym polega etyka w biznesie IT. Cechuje ich zupełnie inne podejście do projektów i realizacji zamówień. W tej grupie znajdują się integratorzy, którzy rekomendują technologie dla klienta na bazie swoich doświadczeń i zawsze poszukują optymalnego rozwiązania. Klienci wiedzą, że z nimi projekt będzie zrealizowany w 100% i darzą ich zaufaniem.

Często też to firmy, które są bardzo długo na rynku. Mają ułożone procesy i czasami ciężko u nich z elastycznością. Posiadają mniejszą lub większą specjalizację technologiczną. Znają się dobrze na swoim obszarze, rzadko wchodzą w ryzykowne projekty i wdrażają mało innowacji.

To dwa skrajne podejścia. Większość firm informatycznych zajmujących się integracją w mniejszym lub większym stopniu balansuje pomiędzy tymi dwoma postawami, co przekłada się na relacje w kanale partnerskim i relacje z klientami końcowymi.

Zobacz też: Dlaczego szkolenia pracowników z cybernetycznego bezpieczeństwa są ważne?

Integrator IT i relacje w kanale partnerskim

Integrator IT przygotowując rozwiązanie dla finalnego klienta, może wykorzystać różne strategie, które pozwolą mu osiągnąć przewagę konkurencyjną. Strategia związana jest z jedną istotną kwestią tzw. rejestracją projektu. (O tym, czym jest rejestracja projektu, przeczytasz w artykule omawiającym kanał dystrybucji w IT).

Korzystając z tej możliwości integrator IT może:

• Zarejestrować projekt u jednego dostawcy, który najlepiej pasuje technologicznie, cenowo i rozwojowo dla klienta.
• Zarejestrować projekt u dwóch lub więcej dostawców, starać się pokazać każdą technologię kosztem relacji współpracy z producentami, których reprezentują.

Pierwsze podejście jest rekomendowane, drugie może zdecydowanie nadszarpnąć relacje danego integratora IT z producentami. Czy warto tak ryzykować i narażać się na podkopanie wizerunku i korzyści wynikających z tych relacji? Zdecydowanie nie. Najlepsze rozwiązanie to jeden integrator z wyłącznością na projekt u jednego producenta. W tym przypadku konkurentami są integratorzy IT oferujący inną technologię.

Warto utrzymywać dobre relacje z uczestnikami kanału partnerskiego i grać uczciwie. Branża IT jest dość hermetyczna. Nie wiadomo z kim będziemy współpracować w kolejnym projekcie. Firmy, które teraz są konkurentami, kiedyś mogą stać się partnerami w biznesie.

W przypadku współpracy na linii producent – integrator – klient końcowy można wyróżnić jeszcze dwa podejścia, które szanują wszystkich uczestników rynku i w ostatecznym rozrachunku są korzystne dla końcowego klienta.

Neutralny wobec producentów

W tej grupie znajdują się integratorzy systemów IT, którzy najczęściej utrzymują relacje z względnie szeroką grupą producentów. Dzięki temu mogą rekomendować końcowemu klientowi produkty, które będą najlepiej pasować do wymogów danego rozwiązania. W stosunku do poszczególnych producentów wykazują zatem neutralną postawę. Podejmują współpracę z danym producentem w przypadku, gdy jego produkt jest najlepszy do rozwiązania implementowanego u klienta.

Kompetentny w obszarze współpracy z wybranym producentem

W tym gronie znajdują się integratorzy, którzy oferują kompleksową ofertę pokrywającą cały cykl życia danej technologii. Integrator swoim klientom przekazuje szeroką i głęboką wiedzę ekspercką obejmującą całościowo rozwiązanie IT jednego producenta w danym obszarze technologicznym. Taka wiedza umożliwia lepsze projektowanie, wdrażanie i wsparcie. Jeśli coś pójdzie nie tak w centrum danych klienta, powinien wystarczyć telefon na jeden numer, aby mieć kontakt z zespołem, który będzie w stanie zdiagnozować i naprawić problem.

Wszystkie te aspekty wpływają na sukces w implementacji danego rozwiązania oraz jakość relacji między producentem i integratorem, a klientem końcowym. Z tego też powodu tak istotna jest weryfikacja dostawcy IT, która umożliwi wybór optymalnego partnera.

Jak weryfikować integratora IT?

Na jakie elementy warto zwracać uwagę przy weryfikacji integratora IT? Jak ocenić czy będzie on właściwym wyborem dla Twojej firmy i oczekiwanym partnerem w biznesie?

Nie trzeba chyba nikogo przekonywać, jak cenne dla przedsiębiorstwa są sprawne i spójne procesy informatyczne. W wielu przypadkach są one istotnym elementem warunkującym dynamiczny rozwój, osiąganie wyników finansowych, a czasami stanowi o “być albo nie być” całej organizacji.

Integrator IT w tej układance pełni kluczową funkcję. Do jego zadań należy przecież przygotowanie planu, a następnie skonfigurowanie wszystkich technologii w taki sposób, aby stworzyły spójny system informatyczny odpowiadający na potrzeby konkretnego przedsiębiorstwa.

Zobacz też schemat kanału dystrybucji w IT.

Często zdarza się, że nad zapewnieniem kompleksowego systemu w danej firmie pracuje kilku integratorów, którzy specjalizują się w konkretnych obszarach informatycznych. Jeden partner dostarcza rozwiązanie ERP, inny zajmuje się infrastrukturą IT (serwery, macierze, archiwizacja danych), a jeszcze inny sieciami LAN/WAN i bezpieczeństwem informatycznym. W takiej sytuacji niezwykle ważna jest współpraca między poszczególnymi firmami i nastawienie na efekt końcowy.

Każde źle wybrane rozwiązanie, błędna decyzja czy nietrafione narzędzie może w ostatecznym rozrachunku narazić firmę na koszty. Z tego powodu w interesie końcowego klienta jest wybranie integratorów IT, którzy najlepiej wywiążą się z tego zadania i będą skutecznie współdziałali między sobą nad rozwiązaniem problemu.

Problem w tym, że klienci nie zawsze dysponują pełną wiedzą, która pozwala im takiego wyboru dokonać. Nie potrafią weryfikować potencjalnych integratorów IT, nie mają świadomości, na jakie elementy zwracać uwagę — o co zapytać i czego wymagać.

Oto kilka czynników, które warto brać pod uwagę przy wyborze integratora IT.

Partnerskie podejście

Doświadczony integrator IT ma być nie tylko wdrożeniowcem, ale partnerem w biznesie. Powinien rozumieć wyzwania, jakie stoją przed klientem i dostosowywać rozwiązania do jego potrzeb. Nie da się tego osiągnąć bez dokonania gruntownego rozpoznania branży klienta i procesów w niej zachodzących. Jedynie w ten sposób można zdiagnozować ewentualne problemy i przygotować rozwiązania technologiczne, które przyczynią się do wzrostu konkurencyjności firmy.

Zdecydowanie należy unikać integratorów, którzy oferują rozwiązania na podstawie pobieżnych analiz, bez wgłębiania się w mechanizmy działania i procesów w firmie klienta. Istnieje wówczas podejrzenie, że usługa, jaką nam oferują, będzie niskiej wartości. Podczas rozmowy z przedstawicielami integratora warto zwracać uwagę też na podejście do współpracy, zaangażowanie oraz zakres prac, jakie potencjalnie znajdują się proponowanej usłudze.

Doświadczenie i referencje

W tej branży doświadczenie ma kluczowe znaczenie. Przed podjęciem decyzji o wyborze integratora IT warto dowiedzieć się, czy wykonywał już wdrożenia u firm z tej samej lub zbliżonej branży i w podobnej skali.

Warto poprosić też o listę firm, u których wykonywał wdrożenie i poznać ocenę efektów ich pracy u samych klientów. Przy mniejszych wdrożeniach zazwyczaj wystarczą referencje telefoniczne. Jeżeli mamy w planach znacznie większy projekt, warto umówić się z potencjalnym partnerem IT na tzw. wizytę referencyjną.

Wizyta referencyjna to zazwyczaj spotkanie, które odbywa się w siedzibie klientów integratora IT. W trakcie takiej wizyty mamy możliwość na własne oczy zobaczyć efekty pracy integratora i zastosowane w danej firmie rozwiązanie. Zaletą tego typu spotkania jest również to, że możemy poprosić o subiektywne opinie użytkowników tego systemu.

Warto pamiętać, że branża IT to dość hermetyczne środowisko. Jeśli integrator, z którym planujesz podpisać umowę, zawiódł przy wcześniejszych wdrożeniach, z pewnością dowiesz się o tym szybko.

Kadra

Przed podpisaniem umowy należy zweryfikować również kadrę, jaka będzie miała pieczę na konkretnym wdrożeniem. Czy integrator posiada wymaganą liczbę specjalistów do wdrożenia i utrzymania rozwiązania i jakie jest ich doświadczenie (np. czy brali udział w projekcie o zbliżonych wymaganiach i skali)? Czy integrator dysponuje własnymi specjalistami, czy będzie bazował na specjalistach zewnętrznych?

Indywidualne podejście

W przypadku poszukiwania firmy informatycznej należy dopasować wielkość danego przedsiębiorstwa i skalę projektu do możliwości integratora IT. Mały klient powinien raczej współpracować z małym lub średnim integratorem (chociaż nie zawsze jest to regułą). Jeżeli klient jest mały, a integrator duży to potencjał takiego klienta dla integratora jest niski, co przekłada się na zaangażowanie w relacjach biznesowych. Mały integrator z kolei, który dysponuje ograniczonymi zasobami technologicznymi i kadrowymi, może nie być w stanie zapewnić dużemu klientowi optymalnej i terminowej obsługi. Przy zachowaniu odpowiedniej proporcji o wiele łatwiej jest zachować relacje partnerskie.

Warunki serwisowe

Ostatnim kryterium ważnym przy wyborze potencjalnego integratora są warunki współpracy, jakie oferuje w proponowanym rozwiązaniu informatycznym. Istotnym elementem umowy serwisowej pomiędzy dostarczycielem rozwiązań IT a firmą (kupującym) są warunki SLA, czyli Service Level Agreement. Regulują one ważne praktyki związane szczególnie z gwarancją, awariami oraz czasem naprawy danej usterki. Szczególnie ta ostatnia kwestia w wielu przypadkach ma kluczowe znaczenie — poziom i zakres wsparcia technicznego oraz czas usunięcia awarii. Oczywiście im krótszy czas, tym lepiej. W wielu firmach nawet godzina awarii może wygenerować milionowe straty dla przedsiębiorstwa.

Zakres i szybkość wsparcia technicznego z kolei zależny jest od stopnia złożoności zgłoszonego problemu. Często jest tak, że pierwszą i drugą linię wsparcia (rozwiązanie podstawowych i bardziej skomplikowanych problemów) zapewnia integrator wyspecjalizowany w danym rozwiązaniu, a trzecią linię wsparcia (poważne usterki i zmiany w aplikacji) zapewnia producent. Zakres oferowanego suportu zależy w dużej mierze od kompetencji, kwalifikacji i uprawnień integratora. Warto zwracać na nie uwagę przy wybieraniu firmy informatycznej.

Sprawdź też artykuł: Jak uzasadniać przełożonym budżet na IT?

Klient vs. integrator systemów IT – jak budować dobre relacje?

Integratorzy systemów IT zarabiają na tym, że rozwiązują problemy z automatyzacją swoich klientów. Zapewniają swój czas, specjalistów i technologię potrzebną do przekształcenia planu w ukończony projekt.

Wybór przez klienta końcowego dobrego i spełniającego wymagania integratora IT to tylko początek długiej drogi, która pozwoli na zaprojektowanie i zaimplementowanie danego rozwiązania w organizacji. Praktyka pokazuje, że jedynie jedno na trzy, a nawet cztery wdrożenia systemów informatycznych kończy się pełnym sukcesem. A sukces w tym przypadku rozumiemy jako oddanie spełniającego wszystkie wymagania finalnego klienta rozwiązania w przewidzianym w terminie i zgodnie z zaplanowanym budżetem. Dlaczego tak się dzieje? Wiele zależy od właściwej decyzji i wyboru właściwego integratora i technologii, a z tym niekiedy są problemy. Bardzo często klienci przyjmują niewłaściwe „strategie” wyboru integratora i kierują się motywacjami, które nie zawsze dają gwarancję sukcesu.

Trzy najczęstsze “strategie” jakimi kierują się klienci wybierając potencjalnego integratora IT.

Wybieramy firmę, a nie technologię.

W tym wariancie dział IT klienta końcowego wybiera dostawcę, z którym chce zrealizować dany projekt. Ważna jest konkretna firma, a mniej technologia jaka zostanie wykorzystana do realizacji celu. Czynnikami kluczowymi przy wyborze integratora są zatem specjalistyczna wiedza, doświadczenie i pozytywna opinia z dotychczasowych kontaktów lub współpracy, a czasami osobiste sympatie.

Klient obdarza zaufaniem danego integratora IT, ponieważ zdaje sobie sprawę, że zrealizuje on jak najlepiej ten projekt. Wspólnie wybierają odpowiednią technologię, która pozwoli im na najlepsze osiągnięcie celu. Taka strategia najczęściej jest stosowana w firmach z ograniczonymi zasobami ludzkimi w IT klienta.

Szukamy najtańszych rozwiązań.

Drugi rodzaj klientów, to tacy, którzy kierują się głównie względami finansowymi (zapłacić jak najmniej). Starają się możliwie jak najwięcej wyciągnąć za „darmo” od integratorów — darmowej wiedzy, darmowych usług, a czasami darmowego wsparcia – w przypadku poważnej awarii mamiąc przyszłym kontraktem. Tego typu klienci nie mają stałych i zaufanych dostawców. Korzystają z usług różnych firm, poszukując najkorzystniejszej (czytaj: najtańszej) dla nich opcji. Zazwyczaj są to jednorazowe “przygody”, ponieważ ci, którzy się „przejechali” na współpracy, nie chcą już z nimi realizować żadnych nowych projektów.

Obiektywnie analizujemy.

Trzecim rodzajem klientów są ci, którzy prezentują obiektywne i dość zrównoważone podejście. To klienci najczęściej bardzo świadomi swoich potrzeb. Nie kierują się w wyborze przyzwyczajeniem do danego integratora i nie szukają też najtańszych i najprostszych rozwiązań. Nie nadwyrężają elastyczności i dobrej woli integratorów. Zazwyczaj mają kilku dostawców, z którymi współpracują lub chcą współpracować. Ze względu na to, że dysponują zazwyczaj silnym działem IT, potrzebują mniej wiedzy do wyboru optymalnego rozwiązania. Porównują technologię u różnych dostawców, szanując kanał partnerski i wybierają partnera, który jest w stanie zaoferować im najlepsze warunki i rozwiązanie. Przeczytaj więcej o strukturze kanału partnerskiego w IT w artykule: Kanał dystrybucyjny w IT.

Praktyka pokazuje, że najwięcej szans na wdrożenie zakończone sukcesem mają klienci prezentujący to ostatnie podejście. Obiektywna ocena potrzeb i poszukiwanie rozwiązań, które mają najlepiej te potrzeby zaspokoić, a także partnera o najwyższych kompetencjach daje zazwyczaj najlepsze efekty.

Zdecydowanie lepiej wychodzą na tym również klienci, którzy od początku do końca grają fair w stosunku do potencjalnych partnerów. Oto kilka dobrych praktyk, które pomogą w utrzymaniu zdrowych relacji biznesowych pomiędzy integratorami i klientami.

Jakimi zasadami wobec integratorów IT powinni kierować się klienci końcowi?

• Obiektywnie oceniać proponowane rozwiązania. Każde rozwiązanie ma różne zalety i wady nie tylko cenę. Często partner dostarcza wartości dodanych (np. wiedza doświadczenie, podobne zamknięte projekty które mogą być unikalne na rynku). Rozwiązanie może też mieć różnice nie tylko cenowe, ale możliwości przyszłego rozwoju.
  
• Wybierać doświadczonych i zaufanych partnerów. Utrzymanie dobrych relacji i ostateczny sukces projektu możliwy jest tylko i wyłącznie przy współpracy z kompetentnym i solidnym partnerem. W swoich wyborach warto zwracać uwagę nie tylko na warunki finansowe, ale przede wszystkim na wiedzę, doświadczenie i referencje partnera.
  
• Proponować przejrzyste i stałe zasady. Na początku klarownie przedstawić biorącym udział w negocjacjach partnerom założenia projektu oraz warunki świadczenia wsparcia w wyborze technologii i trzymać się podjętych ustaleń.
  
• Grać uczciwie. Nie wykorzystywać usług i wiedzy tych partnerów, którzy nie są już brani pod uwagę w postępowaniu zakupowym do danego projektu. Przeczytaj o tym na czym polegają zachowania etyczne w biznesie IT.
  
• Szanować kanał partnerski. Podejmować rozmowy z integratorami, którzy realizują projekt wraz ze wsparciem producenta tzw. rejestracją projektu. Porównywać technologie z jednym wybranym wcześniej silnym partnerem producenta.

Szukajmy integratora, który może zapewnić prawdziwą wartość dla naszej firmy skutecznie zaprojektować rozwiązanie technologiczne dostosowane do potrzeb biznesowych i którego doświadczenie ściśle odpowiada konkretnym wymaganiom projektu. Integratora, który zapewnia również opiekę po wdrożeniu w postaci doradztwa i szybkiej sprawnej obsługi.

Na koniec szukajmy integratora IT, z którym po prostu “po ludzku” będziemy dobrze się dogadywać. Firmy, która dysponuje rzetelnymi, kompetentnymi i pomocnymi ludźmi, którzy szybko reagują na nasze sugestie czy problemy. Wówczas będziemy mieli pewność, że znaleźliśmy dobrego partnera w biznesie.

Sprawdź też: Disaster Recovery – plan awaryjny na każdą sytuację

Szukasz sprawdzonego partnera w biznesie?

Zadzwoń do mnie. Wspólnie wybierzemy odpowiednie urządzenia do twoich potrzeb biznesowych. 

Zapraszam do kontaktu telefonicznego +48 22 299 25 15 lub pozostaw wiadomość przez formularz kontaktowy.

Piotr Tamulewicz, doradca ds. rozwiązań IT w SEBITU.