Jak uzasadniać przełożonym budżet na IT?

Nowoczesne technologie rozwijają się w ekspresowym tempie. Brak inwestycji w rozwój infrastruktury informatycznej może znacząco obniżyć konkurencyjność przedsiębiorstw. Niestety nie zawsze przełożeni zdają sobie sprawę z potrzeby rozwoju działu IT w firmie. Jak będąc kierownikiem czy administratorem uzasadnić budżet IT na kolejny rok? Podsyłam kilka sprawdzonych rozwiązań.

Jak mawiał Wolfgang Goethe: “Kto nie idzie do przodu, ten się cofa”

Postępująca automatyzacja i rozwój nowoczesnych technologii sprawia, że organizacje muszą coraz poważniej myśleć nad modernizacją struktury informatycznej. Popularne powiedzenie “Kto nie idzie do przodu, ten się cofa” w przypadku IT trzeba pomnożyć razy raz dwa a nawet trzy – w tej branży czas płynie szybciej. Potrzebę wdrażania w swoim przedsiębiorstwie nowoczesnych technologii dostrzega wiele firm. Bycie świadomym to jednak za mało. Znacznie trudniejszą kwestią jest przejść od planów do czynów.

Jak wynika z ostatnich badań i raportu przygotowanego przez firmę Spiceworks Ziff Davis [1] w 2021 roku budżety na technologie będą zdecydowanie mniejsze w większości przedsiębiorstw. Jedynie co trzecia z ankietowanych firm ma w planach zwiększyć swój planowany budżet na technologie informatyczne. Co w takiej sytuacji ma zrobić kierownik działu IT? Który jako jedyny w przedsiębiorstwie zdaje sobie sprawę z potrzeb i niedomagań systemu działającego w firmie? W jaki sposób ma uzasadnić swoim przełożonym wyższy budżet IT i potrzebę nowych wdrożeń?

Z jakimi problemami zmaga się kierownik IT w firmie?

Jesteś kierownikiem działu IT w przedsiębiorstwie i przygotowujesz plany na kolejny rok? Z całą pewnością nikt lepiej od ciebie nie jest świadomy niedomagań infrastruktury, która działa w twojej firmie. Problem w tym, że nie zawsze zdają sobie z tego sprawę twoi przełożeni. Tłumaczenie im zawiłości pracy czasami przypomina przechodzenie wielbłąda przez ucho igielne. Przerobiłeś to z pewnością na własnej skórze już nie raz. Scenariusz jest zawsze taki sam.

Pomimo twoich rekomendacji i sugestii wyboru lepszych i kompleksowych rozwiązań, zawsze wygrywa opcja budżetowa. Zarząd ‘tnie koszty” i wybierane są rozwiązania najtańsze i gorsze komponenty, które nie rozwiązują wszystkich potrzeb firmy. Często w ramach takich oszczędności wykonywanie wdrożeń zamiast specjalistom, powierzane jest w ręce pracowników wewnętrznych. Którzy nie do końca mają wiedzę i umiejętności w danej dziedzinie.
I może nie byłoby w tym nic złego, gdyby nie fakt, że potem każda awaria, opóźnienie produkcji wynikające z błędów systemu spada na twoje barki. Nie wszystko jesteś w stanie “odkręcić”. Konsekwencje błędów systemu, wycieku danych, awarii linii produkcyjnej potrafią wygenerować ogromne koszty, a nawet utratę wizerunku firmy

Tego typu sytuacje nie są odosobnione i praktycznie każdego dnia w jakieś firmie zdarza się mniejsza lub większa awaria związana z niewydolnością systemu czy struktury informatycznej. Niekiedy awaria jest drobna i stosunkowo łatwa do naprawy. W innym przypadku konsekwencje mają ogromny wpływ na działalność firmy, funkcjonowanie ich klientów i pracowników. Tak miało miejsce na początku 2020 roku, kiedy w Ergo Hestii doszło do nieautoryzowanego dostępu do systemu informatycznego. W wyniku którego utracono część danych osobowych klientów (prawdopodobnie zostały wykradzione z bazy). Wpadki nie ustrzegł się również taki gigant jak McDonald’s [2], od którego jeszcze w połowie 2020 roku na skutek nieostrożnego administrowania bazami danych, cyberprzestępcy pobrali informacje na temat pracowników. Na końcu wydarzenie z początku roku 2021, czyli awaria i pożar w serwerowni OVH [3], która mocno wpłynęła na biznesy wielu firm, a niektóre doprowadziła do ruiny. Odpowiednia inwestycja w strukturę i zabezpieczenie danych, a także strukturę informatyczną być może pozwoliłoby na uniknięcie tego typu awarii lub zmniejszenie strat.

Pomimo tych wydarzeń nadal bardzo trudno przekonać przełożonych do inwestowania w technologie i zwiększenie budżetu IT. W jaki sposób wyjaśniać i argumentować wydatki na IT, aby przekonać szefa? Oto kilka metod i strategii radzenia sobie w takiej sytuacji.

Zbieraj dane i dokumentuj wszystko

Twoi przełożeni nie wiedzą tego, co ty wiesz. Nie śledzą na bieżąco wskaźników. Nie mają wglądu do systemu – jego funkcjonowania i problemów, z jakimi na co dzień się borykasz. Dla nich nie jest to takie oczywiste jak dla ciebie. Wielu z nich najnormalniej w świecie nie rozumie np. struktury systemu kontroli dostępu sieci działającej w firmie i nie jest w stanie przewidzieć negatywnych konsekwencji pewnych zaniechań. Twoim zadaniem jest wytłumaczenie im tego w najbardziej prosty i przystępny sposób. Nic nie działa lepiej na wyobraźnię niż operowanie konkretnymi danymi. Z tego względu pracę nad uzasadnieniem budżetu musisz zacząć od zebrania wszystkich niezbędnych wskaźników, które pomogą ci dobrze i skutecznie zaprezentować swoje oczekiwania. “Twarde” dane stanowią najlepszą kartę przetargową w kontekście rozmów o przyszłym budżecie i jego ulepszeniach.

W ten sposób zebrane dane:

• Pozwalają na zapoznanie się z tym, w jaki sposób działa system IT i jak wpływa na funkcjonowanie przedsiębiorstwa.
• Pokazują jego aktualny stan – pozwalają na pokazanie słabych elementów, tych które generują największe koszty i ryzyko które potencjalnie wymagają poprawy.
• Wskazują elementy warte usprawnienia, które mogą przełożyć się na lepsze i sprawniejsze działanie biznesowe firmy.
• Twarde dane zaprezentowane w atrakcyjny sposób w postaci wykresów, słupków mogą pomóc w uzasadnieniu wprowadzenia konkretnych zmian w strukturze IT.

Przedstaw budżet IT w kontekście korzyści dla firmy

Same “gołe” dane rzucone w przestrzeń nie będą działać. Najlepszym sposobem na efektywne uzasadnianie budżetu, jest osadzenie tych informacji w kontekście funkcjonowania całego przedsiębiorstwa. Innymi słowy, musisz uświadomić swoim przełożonym, w jakim stopniu zmiany, które będą zachodzić w systemie technologicznym, realnie wpłyną np. na redukcję kosztów czy zyski firmy. Przedstawienie danych w oparciu o korzyści dla całego przedsiębiorstwa to klucz do sukcesu. Kierunek, który pozwoli ci skutecznie uzasadnić budżet.

Pamiętaj też, że odnoszący sukcesy dział IT ma większe szanse na otrzymanie dodatkowego finansowania. Gorzej ma ten dział IT, który boryka się z problemami. Pomóż kierownictwu w zrozumieniu twojej wartości.

Zamiast opowiadać zatem, w jaki sposób nowy system technologiczny poprawi komfort pracy w dziale IT:

• Pokaż, jak usprawnienie uchroni firmę przed wyciekiem cennych informacji.
• Opowiedz, jak wprowadzone rozwiązania poprawią bezpieczeństwo newralgicznych danych.
• Popraw produktywność i efektywność pracowników.
• Pokaż, jak inwestowanie w technologię pomogą zaoszczędzić pieniądze.
• Zwiększ rentowność linii produkcyjnej, usług lub produktu.
• Zwiększ sprzedaż lub świadomość marki.

Swoje argumenty popieraj konkretnymi danymi, najlepiej procentowymi. Uzbrojony, w takie informacje będziesz miał mocną kartę przetargową przy negocjowaniu budżetu z zarządem.

Zaprezentuj budżet IT jako inwestycję, a nie koszt

Nikt nie lubi kosztów. Z tego powodu musisz w każdej nadarzającej się sytuacji uświadamiać przełożonym, że wyższy budżet IT nie jest kosztem operacyjnym firmy. Jest inwestycją, która w ostatecznym rozrachunku przyniesie dużo korzyści.
W wielu przypadkach bardzo pomocny może okazać się wskaźnik zwrotu z inwestycji.
Wskaźnik rentowności inwestycji ROI (z ang. return on investment) to stosunek zysku operacyjnego opodatkowanego do nakładów inwestycyjnych. Innymi słowy, musimy uzasadnić w jaki sposób, jak szybko, w jakim czasie inwestycja w dane oprogramowanie technologie i pewne ulepszenia, jakie zamierzamy wprowadzić w firmie mogą się zwrócić się i zacząć zarabiać pieniądze.
Oczywiście w wielu przypadkach nie jesteśmy w stanie przedstawić dokładnego czasu. Jednak nawet operowanie szacunkami i proponowanymi wskaźnikami osiągnie zamierzony efekt. W wielu przypadkach działa również samo porównanie. W którym zaprezentujemy, w jaki sposób będą wyglądać przychody i koszty firmy przed zakupem system. I jak zmienią (na korzyść) się po jego wdrożeniu w firmie.

Oferuj możliwości wyboru i alternatywne rozwiązania

Musisz zdawać sobie sprawę, że twój punkt widzenia nie zawsze musi być zbieżny z punktem widzenia twojego przełożonego czy zarządu. Nawet najlepiej uzasadniony budżet i plan inwestycyjny może nie do końca zgrywać się z wydatkami firmy. Innymi słowy, nawet jeżeli uda ci się przeforsować pewne zmiany, musisz liczyć się z tym, że nie zawsze da się zrobić to w stu procentach i w swoich planach będziesz musiał wprowadzić pewne modyfikacje.

W tej sytuacji najlepiej jest przygotowywać kilka propozycji rozwiązania i usprawnień danego problemu. Od tych najbardziej rekomendowanych, które zapewniają pełną realizację twoich założeń po te wystarczające, ale gwarantujące odpowiedni poziom i jakość oferowanych technologii. Oczywiście każda z tych opcji musi być odpowiednio uzasadniona wraz z przedstawieniem plusów i minusów danego rozwiązania.

Przełożeni muszą zdawać sobie sprawę, że wybierając i decydując się na tańsze rozwiązanie liczą się również z większym prawdopodobieństwem wystąpienia komplikacji awarii czy zagrożenia bezpieczeństwa danych i sieci. Przedstawienie kilku alternatyw może paradoksalnie wpłynąć na to, że finalnie wybiorą rozwiązanie, które będzie najbardziej pożądane i najkorzystniejsze. Z drugiej strony nawet nie jeżeli nie uda ci się wynegocjować najlepszej opcji, to z pewnością nie odejdziesz takiego spotkania z pustymi rękami. Klasyczna sytuacja win-win.

Zobacz też schemat jak kanału dystrybucji w branży informatycznej. >>

Bądź przygotowany na każde pytanie

Zebranie pakietu danych, uzasadnień, prezentacja z kolorowymi wykresami może nie wystarczyć. W trakcie rozmowy o budżecie z pewnością padnie wiele pytań, które nie zawsze będą miały charakter techniczny. Oczywiście nie jesteś w stanie przygotować się na wszystkie odpowiedzi jednak większość z nich możesz przewidzieć (znasz swoich szefów).

Podstawą osiągnięcia sukcesu w negocjacjach budżetu ze swoim przełożonym jest maksymalne przygotowanie się do tematu. Zebranie odpowiednich danych, ujęcie ich w atrakcyjną formę, podanie alternatyw i możliwości rozwiązań. Ważna jest również umiejętność odpowiadania w sposób prosty i wyczerpujący na trudne techniczne pytania. Wówczas jest duża szansa, że uda się się przeforsować rozwiązania, które realnie wpłyną na bezpieczeństwo i funkcjonowanie firmy. A ty odetchniesz wreszcie z ulgą.

Materiały źródłowe:

1. https://swzd.com/resources/2021-state-of-it-report/ [dostęp: 23.03.2021]
2. https://niebezpiecznik.pl/post/wyciek-danych-pracownikow-mcdonalds/ [dostęp: 23.03.2021]
3. https://niebezpiecznik.pl/post/splonela-serwerownia-ovh/ [dostęp: 23.03.2021]