Jak uzasadniać przełożonym budżet na IT?

Jak wybrać terminal na wózek widłowy?
15 marca, 2021
Kontrola dostępu sieci w firmie
Kontrola dostępu do sieci (NAC) – jak chroni firmową sieć?
25 marca, 2021
Pokaż wszystko

Jak uzasadniać przełożonym budżet na IT?

Mężczyzna, biznesmen z plikiem dolarów w ręce.


Nowoczesne technologie rozwijają się w ekspresowym tempie. Brak inwestycji w rozwój infrastruktury informatycznej może znacząco obniżyć konkurencyjność przedsiębiorstw. Niestety nie zawsze przełożeni zdają sobie sprawę z potrzeby rozwoju działu IT w firmie. Jak będąc kierownikiem czy administratorem IT uzasadnić budżet na kolejny rok? Podsyłam kilka sprawdzonych rozwiązań.

Jak mawiał Wolfgang Goethe: “Kto nie idzie do przodu, ten się cofa”

Postępująca automatyzacja i rozwój nowoczesnych technologii sprawia, że organizacje muszą coraz poważniej myśleć nad modernizacją struktury informatycznej. Popularne powiedzenie “Kto nie idzie do przodu, ten się cofa” w przypadku IT trzeba pomnożyć razy raz dwa a nawet trzy – w tej branży czas płynie szybciej. Potrzebę wdrażania w swoim przedsiębiorstwie nowoczesnych technologii dostrzega wiele firm. Bycie świadomym to jednak za mało. Znacznie trudniejszą kwestią jest przejść od planów do czynów.

Jak wynika z ostatnich badań i raportu przygotowanego przez firmę Spiceworks Ziff Davis [1] w 2021 roku budżety na technologie będą zdecydowanie mniejsze w większości przedsiębiorstw. Jedynie co trzecia z ankietowanych firm ma w planach zwiększyć swój planowany budżet na technologie informatyczne. Co w takiej sytuacji ma zrobić kierownik działu IT, który jako jedyny w przedsiębiorstwie zdaje sobie sprawę z potrzeb i niedomagań systemu działającego w firmie? W jaki sposób ma uzasadnić swoim przełożonym wyższy budżet na IT i potrzebę nowych wdrożeń?

Z jakimi problemami zmaga się kierownik IT w firmie?

Jesteś kierownikiem działu IT w przedsiębiorstwie i przygotowujesz plany na kolejny rok? Z całą pewnością nikt lepiej od ciebie nie jest świadomy niedomagań infrastruktury, która działa w twojej firmie. Problem w tym, że nie zawsze zdają sobie z tego sprawę twoi przełożeni, a tłumaczenie im zawiłości pracy czasami przypomina przechodzenie wielbłąda przez ucho igielne. Przerobiłeś to z pewnością na własnej skórze już nie raz. Scenariusz jest zawsze taki sam.

Pomimo twoich rekomendacji i sugestii wyboru lepszych i kompleksowych rozwiązań, zawsze wygrywa opcja budżetowa. Zarząd ‘tnie koszty” i wybierane są rozwiązania najtańsze i gorsze komponenty, które nie rozwiązują wszystkich potrzeb firmy. Często w ramach takich oszczędności wykonywanie wdrożeń zamiast specjalistom, powierzane jest w ręce pracowników wewnętrznych, którzy nie do końca mają wiedzę i umiejętności w danej dziedzinie.
I może nie byłoby w tym nic złego, gdyby nie fakt, że potem każda awaria, opóźnienie produkcji wynikające z błędów systemu spada na twoje barki. Nie wszystko jesteś w stanie “odkręcić”, a konsekwencje błędów systemu, wycieku danych, awarii linii produkcyjnej potrafią wygenerować ogromne koszty, a nawet utratę wizerunku firmy

Tego typu sytuacje nie są odosobnione i praktycznie każdego dnia w jakieś firmie zdarza się mniejsza lub większa awaria związana z niewydolnością systemu czy struktury informatycznej. Niekiedy awaria jest drobna i stosunkowo łatwa do naprawy. W innym przypadku konsekwencje mają ogromny wpływ na działalność firmy, funkcjonowanie ich klientów i pracowników. Tak miało miejsce na początku 2020 roku, kiedy w Ergo Hestii doszło do nieautoryzowanego dostępu do systemu informatycznego, w wyniku którego utracono część danych osobowych klientów (prawdopodobnie zostały wykradzione z bazy). Wpadki nie ustrzegł się również taki gigant jak McDonald’s [2], od którego jeszcze w połowie 2020 roku na skutek nieostrożnego administrowania bazami danych, cyberprzestępcy pobrali informacje na temat pracowników. Na końcu wydarzenie z początku roku 2021, czyli awaria i pożar w serwerowni OVH [3], która mocno wpłynęła na biznesy wielu firm, a niektóre doprowadziła do ruiny. Odpowiednia inwestycja w strukturę i zabezpieczenie danych, a także strukturę informatyczną być może pozwoliłoby na uniknięcie tego typu awarii lub zmniejszenie strat.

Pomimo tych wydarzeń nadal bardzo trudno przekonać przełożonych do inwestowania w technologie i zwiększenie budżetu. W jaki sposób wyjaśniać i argumentować wydatki na IT, aby przekonać szefa? Oto kilka metod i strategii radzenia sobie w takiej sytuacji.

Zbieraj dane i dokumentuj wszystko

Twoi przełożeni nie wiedzą tego, co ty wiesz. Nie śledzą na bieżąco wskaźników. Nie mają wglądu do systemu – jego funkcjonowania i problemów, z jakimi na co dzień się borykasz. Dla nich nie jest to takie oczywiste jak dla ciebie. Wielu z nich najnormalniej w świecie nie rozumie np. struktury systemu kontroli dostępu sieci działającej w firmie i nie jest w stanie przewidzieć negatywnych konsekwencji pewnych zaniechań. Twoim zadaniem jest wytłumaczenie im tego w najbardziej prosty i przystępny sposób. Nic nie działa lepiej na wyobraźnię niż operowanie konkretnymi danymi. Z tego względu pracę nad uzasadnieniem budżetu musisz zacząć od zebrania wszystkich niezbędnych wskaźników, które pomogą ci dobrze i skutecznie zaprezentować swoje oczekiwania. “Twarde” dane stanowią najlepszą kartę przetargową w kontekście rozmów o przyszłym budżecie i jego ulepszeniach.

W ten sposób zebrane dane:

  • Pozwalają na zapoznanie się z tym, w jaki sposób działa system IT i jak wpływa na funkcjonowanie przedsiębiorstwa.
  • Pokazują jego aktualny stan – pozwalają na pokazanie słabych elementów, tych które generują największe koszty i ryzyko które potencjalnie wymagają poprawy.
  • Wskazują elementy warte usprawnienia, które mogą przełożyć się na lepsze i sprawniejsze działanie biznesowe firmy.
  • Twarde dane zaprezentowane w atrakcyjny sposób w postaci wykresów, słupków mogą pomóc w uzasadnieniu wprowadzenia konkretnych zmian w strukturze IT.


Przedstaw budżet IT w kontekście korzyści dla firmy


Same “gołe” dane rzucone w przestrzeń nie będą działać. Najlepszym sposobem na efektywne uzasadnianie budżetu, jest osadzenie tych informacji w kontekście funkcjonowania całego przedsiębiorstwa. Innymi słowy, musisz uświadomić swoim przełożonym, w jakim stopniu zmiany, które będą zachodzić w systemie technologicznym, realnie wpłyną np. na redukcję kosztów czy zyski firmy. Przedstawienie danych w oparciu o korzyści dla całego przedsiębiorstwa to klucz do sukcesu i kierunek, który pozwoli ci skutecznie uzasadnić budżet.

Pamiętaj też, że odnoszący sukcesy dział IT ma większe szanse na otrzymanie dodatkowego finansowania niż ten, który boryka się z problemami. Pomóż kierownictwu w zrozumieniu twojej wartości.

Zamiast opowiadać zatem, w jaki sposób nowy system technologiczny poprawi komfort pracy w dziale IT:

  • Pokaż, jak usprawnienie uchroni firmę przed wyciekiem cennych informacji.
  • Opowiedz, jak wprowadzone rozwiązania poprawią bezpieczeństwo newralgicznych danych.
  • Popraw produktywność i efektywność pracowników.
  • Pokaż, jak inwestowanie w technologię pomogą zaoszczędzić pieniądze.
  • Zwiększ rentowność linii produkcyjnej, usług lub produktu.
  • Zwiększ sprzedaż lub świadomość marki.

Swoje argumenty popieraj konkretnymi danymi, najlepiej procentowymi. Uzbrojony, w takie informacje będziesz miał mocną kartę przetargową przy negocjowaniu budżetu z zarządem.


Zaprezentuj budżet jako inwestycję, a nie koszt


Nikt nie lubi kosztów. Z tego powodu musisz w każdej nadarzającej się sytuacji uświadamiać przełożonym, że wyższy budżet IT nie jest kosztem operacyjnym firmy, ale inwestycją, która w ostatecznym rozrachunku przyniesie dużo korzyści.
W wielu przypadkach bardzo pomocny może okazać się wskaźnik zwrotu z inwestycji.
Wskaźnik rentowności inwestycji ROI (z ang. return on investment) to stosunek zysku operacyjnego opodatkowanego do nakładów inwestycyjnych. Innymi słowy, musimy uzasadnić w jaki sposób, jak szybko, w jakim czasie inwestycja w dane oprogramowanie technologie i pewne ulepszenia, jakie zamierzamy wprowadzić w firmie mogą się zwrócić się i zacząć zarabiać pieniądze.
Oczywiście w wielu przypadkach nie jesteśmy w stanie przedstawić dokładnego czasu, jednak nawet operowanie szacunkami i proponowanymi wskaźnikami osiągnie zamierzony efekt. W wielu przypadkach działa również samo porównanie, w którym zaprezentujemy, w jaki sposób będą wyglądać przychody i koszty firmy przed zakupem system, a jak zmienią (na korzyść) się po jego wdrożeniu w firmie.


Oferuj możliwości wyboru i alternatywne rozwiązania


Musisz zdawać sobie sprawę, że twój punkt widzenia nie zawsze musi być zbieżny z punktem widzenia twojego przełożonego czy zarządu. Nawet najlepiej uzasadniony budżet i plan inwestycyjny może nie do końca zgrywać się z wydatkami firmy. Innymi słowy, nawet jeżeli uda ci się przeforsować pewne zmiany, musisz liczyć się z tym, że nie zawsze da się zrobić to w stu procentach i w swoich planach będziesz musiał wprowadzić pewne modyfikacje.

W tej sytuacji najlepiej jest przygotowywać kilka propozycji rozwiązania i usprawnień danego problemu: od tych najbardziej rekomendowanych, które zapewniają pełną realizację twoich założeń po te wystarczające, ale gwarantujące odpowiedni poziom i jakość oferowanych technologii. Oczywiście każda z tych opcji musi być odpowiednio uzasadniona wraz z przedstawieniem plusów i minusów danego rozwiązania.

Przełożeni muszą zdawać sobie sprawę, że wybierając i decydując się na tańsze rozwiązanie liczą się również z większym prawdopodobieństwem wystąpienia komplikacji awarii czy zagrożenia bezpieczeństwa danych i sieci. Przedstawienie kilku alternatyw może paradoksalnie wpłynąć na to, że finalnie wybiorą rozwiązanie, które będzie najbardziej pożądane i najkorzystniejsze. Z drugiej strony nawet nie jeżeli nie uda ci się wynegocjować najlepszej opcji, to z pewnością nie odejdziesz takiego spotkania z pustymi rękami. Klasyczna sytuacja win-win.


Bądź przygotowany na każde pytanie


Zebranie pakietu danych, uzasadnień, prezentacja z kolorowymi wykresami może nie wystarczyć. W trakcie rozmowy o budżecie z pewnością padnie wiele pytań, które nie zawsze będą miały charakter techniczny. Oczywiście nie jesteś w stanie przygotować się na wszystkie odpowiedzi jednak większość z nich możesz przewidzieć (znasz swoich szefów).

Podstawą osiągnięcia sukcesu w negocjacjach budżetu ze swoim przełożonym jest maksymalne przygotowanie się do tematu i zebranie odpowiednich danych, ujęcie ich w atrakcyjną formę, podanie alternatyw i możliwości rozwiązań, a także umiejętność odpowiadania w sposób prosty i wyczerpujący na trudne techniczne pytania. Wówczas jest duża szansa, że uda się się przeforsować rozwiązania, które realnie wpłyną na bezpieczeństwo i funkcjonowanie firmy. A ty odetchniesz wreszcie z ulgą.

Materiały źródłowe:

1. https://swzd.com/resources/2021-state-of-it-report/ [dostęp: 23.03.2021]
2. https://niebezpiecznik.pl/post/wyciek-danych-pracownikow-mcdonalds/ [dostęp: 23.03.2021]
3. https://niebezpiecznik.pl/post/splonela-serwerownia-ovh/ [dostęp: 23.03.2021]

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *