Jaką drukarkę etykiet kurierskich wybrać?

Ostatnia aktualizacja 2025-06-12

Sprawna i szybka drukarka do wydruku listu przewozowego potrafi znacznie przyspieszyć proces pakowania i wysyłki towaru. Zdaje sobie z tego sprawę każdy, kto choć raz spędził więcej niż kilka minut na próbie wydruku listu przewozowego na drukarce biurowej. Na co szczególnie należy zwracać uwagę przy wyborze drukarki etykiet na paczki?

W wielu firmach wysyłka i korzystanie z usług firm kurierskich jest na porządku dziennym. I nie chodzi mi tylko i wyłącznie o firmy z branży e-commerce, dla których wysyłanie towarów to filar funkcjonowania firmy. W rzeczywistości z usług firm kurierskich korzystamy nie tylko nadając towar do klienta końcowego, ale również wysyłając wszelkiego rodzaju surowce, półprodukty, gadżety reklamowe, umowy i inne dokumenty do kontrahentów i partnerów biznesowych.

Każdy, kto choć raz nadawał paczki, zdaje sobie sprawę, jak czasochłonny jest to proces. Oprócz zamówienia kuriera musimy przecież przygotować i spakować paczkę do wysyłki, a przede wszystkim nadrukować na niej konkretną etykietę przewozową. Kiedy tych paczek jest niewiele i mamy do wysyłki jedną lub dwie w ciągu dnia, nie jest to dla nas kłopotliwe. Problemem staje się, gdy liczba paczek wzrasta, a my nie jesteśmy w stanie nadążyć z ich obsługą.

Jakie informacje zawarte są na etykiecie przewozowej?

Zacznijmy od tego, czym jest etykieta wysyłkowa, czyli list przewozowy. Etykieta wysyłkowa to rodzaj etykiet identyfikacyjnych, które zawierają dane nadawcy, odbiorcy i pomagają opisać zawartość paczki. Etykieta wysyłkowa to po prostu dokument, na którym znajdują się kluczowe informacje pozwalające na szybkie i bezproblemowe przesłanie paczki do adresata.

Etykiety wysyłkowe wyglądają inaczej u każdego przewoźnika. Różnią się zazwyczaj wzornictwem i rozmiarem, ale nie zestawem danych, które są na nich umieszczane. W większości przypadków każda etykieta wysyłkowa zawiera:

• dane odbiorcy (imię, nazwisko, telefon kontaktowy i adres)
• dane nadawcy (imię, nazwisko, telefon kontaktowy i adres)
• dane paczki waga, wymiary
• kod kreskowy śledzenia tzw tzw. tracking number, któremu nadawca i odbiorca mogą monitorować transport paczki.

Od dobrze wypełnionej i czytelnej etykiety, zależy czy dana przesyłka dotrze bez problemów do miejsca docelowego.

Przeczytaj też: Drukarka samochodowa do faktur VAT – jaką wybrać?

Jakimi cechami powinna charakteryzować się etykieta wysyłkowa?

Jeżeli wysyłamy paczki sporadycznie, taką etykietę wysyłkową można wydrukować po prostu na zwykłej drukarce biurkowej i normalnym papierze A4. Potem wyciąć, włożyć do koszulki plastikowej i nakleić na paczkę.
Inaczej sytuacja przedstawia się w przypadku, gdy tych wysyłek mamy znacznie więcej, a sama etykieta musi wykazywać się odpowiednią trwałością i jakością druku.

Elementy dobrej etykiety wysyłkowej

Warstwa samoprzylepna

Etykiety wysyłkowe powinny być samoprzylepne. Najczęściej wyposażone są warstwie pokrytą permanentnym klejem, który zapewnia dobrą przyczepność. Ważne jest, żeby taka etykieta trzymała się na paczce bez względu na warunki, w jakich jest transportowana.

Rozmiary

W większości przypadków rozmiary etykiety wysyłkowej to ok. 100×150/170 mm. W tych granicach mieszczą się etykiety stosowane przez większość przewoźników działających na polskim rynku jak UPS, DPD, GLS, TNT, a także InPost.

Technologia druku

Do wydruku etykiet wykorzystuje się technologię termiczną lub termotransferową.

Najczęściej stosowany rodzaj etykiet przy wysyłce paczek to etykiety termiczne (TD). Cechują się wyraźnym i czytelnym drukiem. Niestety etykiety termiczne są mniej odporne na działania czynników zewnętrznych. Druk na etykietach termicznych z czasem zanika pod wpływem promieni UV czy też ciepła. Z tego powodu takie etykiety wysyłkowe powinny być wykorzystywane tam, gdzie paczka nie będzie narażona na duże zmiany temperatury, wilgoć czy działanie słońca.

Etykiety termotransferowe (TT) to etykiety, które są odporne na rozmazywanie druku i cechują się wyjątkową trwałością. Stosowane są tylko i wyłącznie wówczas gdy istnieje zagrożenie, że etykieta w transporcie może być poddana działaniu czynników zewnętrznych wilgoci, deszczu, wody czy ciepła. Korzystając z etykiet wysyłkowych termotransferowych masz pewność, że informacje zawarte na etykiecie będą przez cały czas czytelne.
Inne rodzaje oznaczeń na paczkach
Oprócz etykiet wysyłkowych często na opakowaniach i paczkach znajdują się dodatkowe oznaczenia.

Etykiety ostrzegawcze i informacyjne

Ten typ etykiet zawiera wskazówki, w jaki sposób obchodzić się z towarami znajdującymi się wewnątrz paczki. Najczęściej spotykamy się z etykietami: FRAGILE, NIE RZUCAĆ czy UTRZYMYWAĆ W STANIE SUCHYM. Stosowane są też naklejki ze strzałkami, które informują o kierunku trzymania paczki np. w wypadku przewozu substancji ciekłych. Naklejki są informacją dla kuriera, która pozwoli na dowiezienie paczki w stanie nienaruszonym do klienta.

Etykiety informujące o towarach niebezpiecznych

Zdarza się, że przewieziony musi zostać towar, który zawiera materiały niebezpieczne, dlatego należy obchodzić się z paczką ze szczególną ostrożnością. Musi to być wyraźnie zaznaczone wraz z odpowiednim oznakowaniem, aby przewoźnik mógł podjąć odpowiednie środki ostrożności. Przykleja się wówczas specjalne oznaczenie informujące, że w paczce są np. materiały trujące, substancje, gazy i ciecze łatwopalne itp.

Dlaczego wydruk etykiet przewozowych jest dla nas problemem?

Bez względu na to, z jakich usług kurierskich korzystamy, zawsze na dokumencie naklejanym na paczkę znajdziemy podobny zestaw danych. Różnić się może rozmiar etykiety i jej forma graficzna. Każda firma przewozowa ma bowiem swój wzór, który pozwala na łatwą i szybką obsługę etykiety i paczki w magazynie. Dobrze wydrukowana etykieta, zawierająca kompletny zestaw danych to podstawa udanej wysyłki. Niestety, etykiety przewozowe nie są drukowane przez kurierów. Zgodnie z polskimi przepisami obowiązek wydruku, oznaczenia paczki i wysyłki spoczywa na barkach osoby, która zleca przesyłkę. A to wprost oznacza, że mamy obowiązek drukować etykiety we własnym zakresie.

Firmy przewozowe ułatwiają nam oczywiście sprawę przygotowując na podstawie naszych danych gotowy wzór etykiety, która zazwyczaj jest wysłana razem ze zleceniem do wydruku np. na maila. W przypadku, gdy wysyłek jest niewiele, możemy posiłkować się tradycyjną drukarką biurową – atramentową czy laserową. Problem pojawia się w momencie, gdy wysyłamy paczki masowo. Wówczas korzystanie ze zwykłej drukarki jest niezbyt wydajną metodą.
Problem z etykietą polega jeszcze na tym, że niemal we wszystkich przypadkach format i rozmiar etykiety nie jest kompatybilny z tym, co oferują standardowe drukarki biurowe – atramentowe czy laserowe. Z tego powodu lepszym rozwiązaniem jest zakup dedykowanej drukarki etykiet.

Dawniej, gdy paczki dostarczała Poczta Polska do nadania paczki potrzebne były specjalne blankiety, w których wpisywało się szczegółowe dane dotyczące nadawcy i odbiorcy. Paczka musiała być dokładnie zaadresowana. Najlepiej wyraźnym flamastrem, aby umożliwić bezproblemowe dotarcie przesyłki do adresata. Obecnie nie musimy udawać się na pocztę, aby nadać paczkę a wiele rzeczy wykonujemy zdalnie np. zamawiając kuriera przez internet do domu. W momencie zamawiania paczki przez internet wpisujemy zestaw najważniejszych danych, które później umieszczane są na tzw. etykiecie wysyłkowej/przewozowej.

Dlaczego drukarka biurowa nie będzie odpowiednia dla kuriera?

Listy przewozowe najpopularniejszych firm kurierskich (DPD, DHL, UPS, GLS, FedEx czy Inpost) zazwyczaj mają 15 cm długości i 10 cm szerokości, a to jest o połowę mniej niż mieści się na standardowym formacie A4. To oznacza, że drukując etykietę na biurowej drukarce, zwykle marnujemy połowę arkusza papieru, a sam toner zużywa się częściej. Standardowa kartka papieru nie jest samoprzylepna, a musimy przecież w jakiś sposób przykleić etykietę do paczki. Jeśli robimy to domowymi sposobami, będziemy musieli dodatkowo posiłkować się tubką z klejem lub taśmą klejącą, co nie wygląda zbyt profesjonalnie. Szczególnie gdy jest to paczka firmowa. Co w takim razie zrobić, aby znacznie usprawnić ten proces i ułatwić sobie zadanie? Oczywiście, tutaj najlepszym rozwiązaniem jest wyposażenie firmy w profesjonalną i dedykowaną do tego zadania drukarkę etykiet.

Czym wydrukować list przewozowy?

Z rozwiązań dostępnych na rynku najlepszą opcją jest wybór specjalistycznej drukarki do etykiet termotransferowych na paczki. Druk etykiety w tej technologii polega na transferowaniu pod wpływem ciepła barwnika ze specjalnej taśmy termicznej na określoną powierzchnię. Etykiety termotransferowe dają trwały, wyraźny druk, który charakteryzuje się dużą odpornością na ścieranie, światło i czynniki zewnętrzne. A to jest istotne w przypadku przesyłek kurierskich, które muszą zachować czytelność przez całą drogę paczki od nadawcy do adresata.

Zalety drukarki termotransferowej przy wydruku etykiet na paczki:

• drukuje etykiety o wzorach i formatach wymaganych przez firmy kurierskie;
• oferuje szybki wydruk (jedną etykietę wysyłkową można wydrukować w mniej niż 1 sekundę);
• nie potrzebuje do druku tuszu lub tonera;
• umożliwia jednoczesne drukowanie dużej ilości etykiet (do 2000 sztuk).

Do druku etykiet kurierskich wykorzystuje się także drukarki termiczne. W tym przypadku druk wykonywany jest na specjalnym papierze termoaktywnym, który barwi się pod wpływem ciepła pochodzącego z dysz drukarki. Z tego względu termiczna drukarka do etykiet kurierskich jest rozwiązaniem ekonomicznym. To idealna opcja przy dużych nakładach — gdy wysyłamy dużo paczek.
Mankamentem etykiet drukowanych metodą termiczną jest mała odporność na czynniki atmosferyczne. Przy nadmiernej ekspozycji na światło, wilgotność czy wysoką temperaturę etykiety mogą blaknąć, a druk — rozmazuje się. Wskutek tego adres nadawcy/odbiorcy i pozostałe dane przewozowe stają się nieczytelne.

Drukarki termicznie warto brać pod uwagę wyłącznie w przypadku etykiet na przesyłki “szybkie”, gdzie droga od nadawcy odbiorcy nie przekracza 3 dni.

Rozdzielczość drukarki etykiet kurierskich

W przypadku zakupu drukarki do etykiet kurierskich optymalnym parametrem jest rozdzielczość 203dpi. Taka rozdzielczość pozwala na wydruk czytelnych i przejrzystych etykiet wysyłkowych. Większe rozdzielczości nie mają tutaj racji bytu, ponieważ dedykowane są do mniejszych kodów kreskowych i mniejszych produktów.

Określone formaty drukarki etykiet kurierskich

Listy przewozowe firm kurierskich zazwyczaj mieszczą się w rozmiarach 10 cm x 15 cm. Podczas wyboru należy koniecznie sprawdzić, czy drukarka jest w stanie drukować etykiety w formacie, jaki jest wymagany przez firmę kurierską.

Połączenie drukarki z komputerem drukarki etykiet kurierskich

Na koniec warto zwrócić uwagę na to, w jaki sposób drukarka będzie łączyć się z komputerem. Większość modeli dostępnych na rynku można podłączyć przez USB, jak również przez port szeregowy (RS-232), port równoległy lub Ethernet. Jeżeli przesyłki będziemy pakować w różnych miejscach w firmie, warto rozejrzeć się za drukarką, która może łączyć się przez Wi-Fi lub Bluetooth. To bez wątpienia przyspieszy i usprawni pracę przy zlecaniu przesyłki.

Inne parametry drukarki etykiet kurierskich

W zależności od środowiska pracy, indywidualnych potrzeb warto brać pod uwagę również inne parametry takie jak:

• maksymalna prędkość drukowania,
• współpraca z różnymi akcesoriami (jak gilotyna czy podajnik etykiet),
• minimalna i maksymalna temperatura pracy, dopuszczalna wilgotność otoczenia,
• a także same gabaryty.

Niewielka i poręczna drukarka do etykiet kurierskich może być przecież przenoszona w różne lokalizacje, dlatego ważne jest, aby nie zajmowała za dużo miejsca

Wydajna drukarka listów przewozowych z pewnością okaże się urządzeniem, które będzie miało nieocenioną wartość w przedsiębiorstwie i przyczyni się znacznie do usprawnienia samego procesu wysyłek paczek. Zaoszczędzony w ten sposób czas możemy spożytkować na inne sprawy związane z działalnością naszego przedsiębiorstwa. Nie musimy tracić go na drukowanie etykiet.

Zobacz też artykuł: Mobilna drukarka etykiet. Poradnik zakupowy.

Materiały eksploatacyjne do drukarek dla kurierów

Wybór odpowiedniej drukarki etykiet do tworzenia listów przewozowych to połowa sukcesu. Do wydajnej pracy będziemy potrzebować również dopasowane do konkretnego modelu materiały eksploatacyjne: etykiety termiczne na roli a przypadku drukarki termicznej również taśmę termotransferową.

Przy wyborze papieru do drukarek etykiet dla kurierów należy brać pod uwagę po pierwsze rozmiar etykiet dostosowany do konkretnego, preferowanego przewoźnika, kompatybilność z odpowiednim modelem drukarki i materiały, z jakich wykonane są etykiety.

• Rozmiar. Jak już wspominałem, obecnie rozmiary listów przewozowych najbardziej znanych firm logistycznych (DPD, InPost, GLS, UPS itp.) są ujednolicone i wynoszą ok. 100 mm x 150 mm. Przy zakupie etykiet samoprzylepnych należy zwrócić uwagę, aby szerokość etykiety nie była mniejsza niż podane wyżej wymiary. Najlepiej, aby je nieznacznie przekraczała.
• Długość. Etykiety samoprzylepne sprzedawane są w rolkach odpowiedniej długości. Od tego parametru zależy liczba etykiet, jakie jesteśmy w stanie wydrukować na jednej roli. Należy zwrócić uwagę na ten parametr, aby nie okazało się, że w zabraknie nam papieru do wydruku etykiet kurierskich.
• Materiał. Istotny jest również materiał, z jakiego wykonane są etykiety. Ważne jest, aby był odporny na szkodliwe działanie promieniowania UV, wilgoci, ścieranie, a także różnicę temperatur.

W przypadku gdy korzystasz z drukarki termotransferowej, oprócz etykiety samoprzylepnej będziesz potrzebował również specjalnej taśmy barwiącej, która pod wpływem ciepła transferuje barwnik na etykietę.
W zależności od potrzeb możemy wybierać między ekonomiczną taśmą woskową, żywiczną lub woskowo-żywiczną, oferującą wysoki stopień odporności na ścieranie i czynniki zewnętrzne.

Sprawdź też artykuł: Materiały eksploatacyjne do drukarek etykiet czyli czego będziesz potrzebować do druku?

Drukarki etykiet dla kurierów – jaki model wybrać?

Poniżej przedstawiam rekomendacje modeli drukarek do etykiet, które idealnie spełnią wymagania firm kurierskich. Przy każdym modelu znajdują się także najważniejsze parametry techniczne, które pozwolą na świadomy wybór odpowiedniego sprzętu.
Dodatkowo warto podkreślić, że jeśli planowany jest wydruk powyżej około 500 listów przewozowych dziennie, zalecamy rozważenie zakupu drukarki półprzemysłowej zamiast typowo biurkowej.

Potrzebujesz pomocy w wyborze dobrej drukarki? Skontaktuj się z nami.

Polecane drukarki dla kurierów Zebra

	Drukarka biurkowa ZD421	Drukarka biurkowaZD621	Drukarka biurkowa ZD220
Parametr/Model Drukarki
Maksymalna szerokość etykiety (w calach)	4,09 in (przy 203 dpi); 4,27 in (przy 300 dpi)	108 mm (4,27 in) przy 300 dpi	4,09 in / 104 mm
Rozdzielczość	203 dpi / 8 pkt na mm; 300 dpi/2 pkt na mm (opcjonalnie)	203 dpi / 8 pkt na mm oraz 300 dpi/2 pkt na mm (opcjonalnie)	203 dpi / 8 pkt na mm
Rodzaj interfejsu	USB 2.0, USB hosta, BLE (Bluetooth Low Energy 5)	Port Ethernet, szeregowy, USB 2.0, USB hosta, BLE (Bluetooth Low Energy 5)	Interfejs USB
Metoda wydruku	Druk termotransferowy lub termiczny	Druk termiczny i druk termotransferowy	Technologia druku termotransferowego lub termicznego
Dodatkowe oprogramowanie do wydruku i przygotowania etykiet	ZebraDesigner Essentials, PDF Direct, Oprogramowanie Print DNA	ZebraDesigner Essentials, PDF Direct, oprogramowanie Print DNA	ZebraDesigner Essentials (dostępne bezpłatnie na www.zebra.com/zebradesigner)
Gwarancja	Modele drukarek ZD421 mają dwuletnią gwarancję od daty wysyłki, która obejmuje wady produkcyjne i materiałowe. Szczegóły dotyczące gwarancji można znaleźć na stronie: http://www.zebra.com/warranty.	Drukarki z modelu ZD621 mają 2-letnią gwarancję od daty wysyłki, chroniącą przed wadami produkcyjnymi i materiałowymi. Więcej informacji o warunkach gwarancji dostępne jest na stronie: www.zebra.com/warranty.	Drukarki z serii ZD200 objęte są 2-letnią gwarancją od daty wysyłki, obejmującą wady produkcyjne i materiałowe. Więcej szczegółów dotyczących gwarancji można znaleźć na stronie: www.zebra.com/warranty.

Polecane drukarki dla kurierów Brother

	Brother: Seria TD-4D	Brother: Seria TD-4T
Parametr/Model Drukarki
Modele drukarki	TD-4210D TD-4410D, TD-4420DN ,TD-4520DN TD-4550DNWB	TD-4650TNWB TD-4750TNWB TD-4650TNWBR TD-4750TNWBR
Maksymalna szerokość etykiety (w calach)	118mm (około 4,65 cala)	108mm (TD-4650TNWB) 105.7mm (TD-4750TNWB) 108mm (TD-4650TNWBR) 105.7mm (TD-4750TNWBR)
Rozdzielczość	Dostępne są modele z rozdzielczością 203dpi i 300dpi	203dpi (TD-4650TNWB) 300dpi (TD-4750TNWB) 203dpi (TD-4650TNWBR) 300dpi (TD-4750TNWBR)
Rodzaj interfejsu	USB Ver.2.0, Serial RS232C, Bluetooth Version.4.2, Wireless LAN 802.11a/b/g/n, Wired LAN 10/100BASE-TX (w zależności od modelu)	USB, Serial, LAN, Wi-Fi, Bluetooth
Metoda wydruku	Termiczna (Direct Thermal)	Termiczna (Direct Thermal)
Dodatkowe oprogramowanie do wydruku i przygotowania etykiet	P-touch Editor, Mobile Deploy App, Brother Font Manager, Printer Settings Tool	BarTender Ultra Lite Edition, Brother Printer Management Tool
Gwarancja	3-lata gwarancji  (w tym również gwarancja  na głowicę i wałek) Szczegóły na stronie: www.brother.pl/support/warranty	3-lata gwarancji   Szczegóły na stronie: www.brother.pl/support/warranty

Polecane drukarki dla kurierów TSC

Parametr/Model Drukarki	TSC DA210-DA220 Series	TSC: Seria TC
Modele drukarki	DA210, DA310, DA220, DA320	TC200, TC300, TC210, TC310
Maksymalna szerokość etykiety (w calach)	108 mm (4.25”) dla modelu 8 dots/mm (203 DPI) i 152.4 mm (6”)/s.- 105.7 mm (4.16“) dla modelu 12 dots/mm (300 DPI) i 102 mm (4”)/s.	4 cale
Rozdzielczość	DA210, DA220 – 203 dpi; DA310, DA320 – 300 dpi;	TC200, TC210 – 203 dpi TC300, TC310 – 300 dpi
Rodzaj interfejsu	DA210, DA310: USB 2.0, z opcją Bluetooth; DA220, DA320: USB 2.0, USB Host, RS-232, Ethernet, z opcją 802.11 a/b/g/n wireless i Bluetooth	TC200, TC300: Ethernet, USB 2.0, Parallel, Serial RS-232 TC210, TC310: Ethernet, USB 2.0, USB host port, Serial RS-232 Dla wszystkich: External Bluetooth, External 802.11 b/g/n wireless
Metoda wydruku	Termiczna (Direct Thermal)	Termiczna (Direct Thermal)
Dodatkowe oprogramowanie do wydruku i przygotowania etykiet	Dysk CD z oprogramowaniem do tworzenie etykiet (system Windows)	TSPL-EZ™, menedżer plików, programowanie w języku BASIC, programowanie samodzielne
Gwarancja	Drukarka: 2 lata – Głowica drukująca gwarancja do wydruku 25 km (1 milion cali) lub na czas 12 miesięcy (w zależności od tego, co nastąpi wcześniej) Płyta dociskowa: do wydruku 50 km (2 miliony cali) lub 12 miesięcy. Szczegóły na stronie: usca.tscprinters.com/en/warranty-policy	Drukarka: 2 lata – Głowica drukująca gwarancja do wydruku 25 km (1 milion cali) lub na czas 12 miesięcy (w zależności od tego, co nastąpi wcześniej) Płyta dociskowa: do wydruku 50 km (2 miliony cali) lub 12 miesięcy. Szczegóły na stronie: usca.tscprinters.com/en/warranty-policy

Chcesz skonsultować się w kwestii drukarek etykiet wysyłkowych?

Zapraszam do kontaktu telefonicznego +48 22 299 25 15 lub pozostaw wiadomość przez formularz kontaktowy.
Wspólnie wybierzemy odpowiednią drukarkę do etykiet kurierskich na paczki dla twoich potrzeb.

Piotr Tamulewicz, doradca ds. rozwiązań IT w SEBITU.