Wybór drukarki etykiet wysyłkowych dla kurierów.

Sprawna i szybka drukarka etykiet potrafi znacznie przyspieszyć proces pakowania i wysyłki towaru. Zdaje sobie z tego sprawę każdy, kto choć raz spędził więcej niż kilka minut na próbie wydruku listu przewozowego na drukarce biurowej. Na co szczególnie należy zwracać uwagę przy wyborze drukarki etykiet dla kurierów?

W wielu firmach wysyłka i korzystanie z usług firm kurierskich jest na porządku dziennym. I nie chodzi mi tylko i wyłącznie o firmy z branży e-commerce, dla których wysyłanie towarów to filar funkcjonowania firmy. W rzeczywistości z usług firm kurierskich korzystamy nie tylko nadając towar do klienta końcowego, ale również wysyłając wszelkiego rodzaju surowce, półprodukty, gadżety reklamowe, umowy i inne dokumenty do kontrahentów i partnerów biznesowych.

Każdy, kto choć raz nadawał paczki, zdaje sobie sprawę, jak czasochłonny jest to proces. Oprócz zamówienia kuriera musimy przecież przygotować i spakować paczkę do wysyłki, a przede wszystkim nadrukować na niej konkretną etykietę przewozową. Kiedy tych paczek jest niewiele i mamy do wysyłki jedną dwie w ciągu dnia nie jest to dla nas kłopotliwe. Problemem staje się, gdy liczba paczek wzrasta, a my nie jesteśmy w stanie nadążyć z ich obsługą.

Dlaczego wydruk etykiet przewozowych jest dla nas problemem?

Zacznijmy od tego, czym jest etykieta wysyłkowa, czyli list przewozowy. Etykieta wysyłkowa to po prostu dokument, na którym znajdują się kluczowe informacje pozwalające na szybkie i bezproblemowe przesłanie paczki do adresata. Zazwyczaj tego typu dokument zawiera takie dane jak: adres nadawcy i odbiorcy, rozmiar przesyłki wraz z dokładnymi wymiarami wagą i zawartością, informacje związane z rodzajem wybranej usługi, a także specyficzny numer identyfikacyjny – niezbędny jest do śledzenia i monitorowania drogi przesyłki od nadawcy do odbiorcy.

Bez względu na to, z jakich usług kurierskich korzystamy, zawsze na dokumencie naklejanym na paczkę znajdziemy podobny zestaw danych. Różnić się może rozmiar etykiety i jej forma graficzna. Każda firma przewozowa ma bowiem swój wzór, który pozwala na łatwą i szybką obsługę etykiety i paczki w magazynie. Dobrze wydrukowana etykieta, zawierająca kompletny zestaw danych to podstawa udanej wysyłki. Niestety etykiety przewozowe nie są drukowane przez kurierów. Zgodnie z polskimi przepisami obowiązek wydruku, oznaczenia paczki i wysyłki spoczywa na barkach osoby, która zleca przesyłkę. A to wprost oznacza, że mamy obowiązek wydrukować etykiety we własnym zakresie.

Firmy przewozowe ułatwiają nam oczywiście sprawę przygotowując na podstawie naszych danych gotowy wzór etykiety, która zazwyczaj jest wysłana razem ze zleceniem do wydruku np. na maila. W przypadku gdy wysyłek jest niewiele, możemy posiłkować się tradycyjną drukarką biurową – atramentową czy laserową. Problem pojawia się w momencie gdy wysyłamy paczki masowo. Wówczas korzystanie ze zwykłej drukarki jest niezbyt wydajną metodą.
Problem z etykietą polega jeszcze na tym, że niemal we wszystkich przypadkach format i rozmiar etykiety nie jest kompatybilny z tym, co oferują standardowe drukarki biurowe atramentowe czy laserowe.

Dlaczego drukarka biurowa nie jest najlepszym rozwiązaniem?

Listy przewozowe najpopularniejszych firm kurierskich (DPD, DHL, UPS, GLS, FedEx czy Inpost) zazwyczaj mają 15 cm długości i 10 cm szerokości, a to jest o połowę mniej niż mieści się na standardowym formacie A4. To oznacza, że drukując etykietę na biurowej drukarce, zwykle marnujemy połowę arkusza papieru a sam toner zużywa się częściej. Standardowa karta papieru nie jest samoprzylepna, a musimy przecież w jakiś sposób przykleić etykietę do paczki. Jeśli robimy to domowymi sposobami, zazwyczaj będziemy musieli dodatkowo posiłkować się tubką z klejem lub taśmą klejącą, co nie wygląda zbyt profesjonalnie. Szczególnie gdy jest to paczka firmowa. Co w takim razie zrobić, aby znacznie usprawnić ten proces i ułatwić sobie zadanie? Oczywiście tutaj najlepszym rozwiązaniem jest wyposażenie firmy w profesjonalną i dedykowaną do tego zadania drukarkę etykiet.

Czym wydrukować list przewozowy?

Z rozwiązań dostępnych na rynku najlepszą opcją jest wybór drukarki termotransferowej. Druk etykiety w tej technologii polega na transferowaniu pod wpływem ciepła barwnika ze specjalnej taśmy termicznej na określoną powierzchnię. Etykiety termotransferowe dają trwały, wyraźny druk, który charakteryzuje się dużą odpornością na ścieranie, światło i czynniki zewnętrzne. A to jest istotne w przypadku przesyłek kurierskich, które muszą zachować czytelność przez całą drogę paczki od nadawcy do adresata.

Zalety drukarki termotransferowej przy wydruku etykiet dla kurierów:

• drukuje etykiety o wzorach i formatach wymaganych przez firmy kurierskie;
• oferuje szybki wydruk, jedną etykietę wysyłkową można wydrukować nawet w mniej niż 1 sekundę;
• nie potrzebuje do druku tuszu lub tonera;
• umożliwia jednoczesne drukowanie dużej ilości etykiet (do 2000 sztuk).

Rozdzielczość drukarki etykiet do kurierów

W przypadku zakupu drukarki do etykiet dla kurierów optymalnym parametrem jest rozdzielczość jest 203dpi. Taka rozdzielczość pozwala na wydruk czytelnych i przejrzystych etykiet wysyłkowych. Większe rozdzielczości nie mają tutaj racji bytu, ponieważ dedykowane są do mniejszych kodów kreskowych i mniejszych produktów.

Określone formaty

Listy przewozowe firm kurierskich zazwyczaj mieszczą się w rozmiarach 10 cm x 15 cm. Podczas wyboru należy koniecznie sprawdzić, czy drukarka jest w stanie drukować etykiety w określonym, rekomendowanym formacie, jaki jest wymagany przez firmę kurierską.

Połączenie drukarki z komputerem

Na koniec warto zwrócić uwagę na to, w jaki sposób drukarka będzie łączyć się z komputerem. Zdecydowana większość modeli dostępnych na rynku można podłączyć przez USB, jak również przez port szeregowy (RS-232), port równoległy lub Ethernet. Jeżeli przesyłki będziemy pakować w różnych miejscach w firmie, warto rozejrzeć się za drukarką, która może łączyć się przez Wi-Fi lub Bluetooth. To bez wątpienia przyspieszy i usprawni pracę przy zlecaniu przesyłki.

Inne parametry

W zależności od środowiska pracy, indywidualnych potrzeb warto brać pod uwagę również inne parametry takie jak: maksymalna prędkość drukowania, współpraca z różnymi akcesoriami (jak gilotyna czy podajnik etykiet), minimalna i maksymalna temperatura pracy, dopuszczalna wilgotność otoczenia, a także same gabaryty. Niewielka i poręczna drukarka etykiet może być przecież przenoszona w różne lokalizacje, dlatego ważne jest, aby nie zajmowała za dużo miejsca

Wydajna drukarka etykiet z pewnością okaże się urządzeniem, które będzie miało nieocenioną wartość w przedsiębiorstwie i przyczyni się znacznie do usprawnienia samego procesu wysyłek paczek. Zaoszczędzony w ten sposób czas możemy spożytkować na inne sprawy związane z działalnością naszego przedsiębiorstwa. Nie musimy tracić czasu na drukowanie etykiet.

Chcesz skonsultować się w kwestii drukarek etykiet wysyłkowych?

Zapraszam do kontaktu telefonicznego ze mną pod numerem +48 515 135 478 lub mailowego pod adresem kontakt@sebitu.pl. Zadzwoń do mnie.
Wspólnie wybierzemy odpowiednie urządzenia do twoich potrzeb biznesowych.