Pracownik magazynu skanuje produktu kolektorem danych
Jak wybrać kolektor danych?
Pracownik magazynu skanuje produktu kolektorem danych
Jak wybrać kolektor danych?
Pokaż wszystko

Wideokonferencje w firmie – jak wybrać odpowiednie rozwiązanie?

Ostatnia aktualizacja 2024-05-07

Technologia zrewolucjonizowała sposób, w jaki prowadzimy biznes, umożliwiając nieprzerwaną komunikację i współpracę niezależnie od dystansu. Dostępność rozmaitych platform, od MS Teams przez Google Meet i inne dedykowane rozwiązania, otworzyły przed firmami nowe możliwości współpracy. Jak wybrać rozwiązanie do wideokonferencji w firmie? Na co zwrócić uwagę?

Czym jest wideokonferencja? 

O wideokonferencji mówimy wówczas, gdy organizujemy na żywo połączenie komunikacyjne między co najmniej dwiema osobami za pomocą streamingu audiowizualnego oraz transmisji wideo. Wideokonferencja jest w pewnym sensie symulacją rzeczywistej konferencji i spotkania twarzą w twarz, zaś za przekaźniki w tym przypadku służą media, kamery, mikrofony i dostęp do internetu.

Teraz każdy spotyka się on-line

Jeszcze ponad dekadę temu organizowanie spotkań on-line, wideokonferencji było pewnym luksusem, na który mogli pozwolić sobie tylko wybrani. Po pierwsze wdrożenie tego typu rozwiązania było bardzo kosztowne i decydowały się na nie jedynie firmy dysponujące odpowiednio wysokim budżetem.

Do tego dochodziły kwestie techniczne. Rozwiązania były skomplikowane, a zastosowanie technologii było dość ograniczone. Nie można było ich stosować na szeroką skalę, w efekcie dostępne były dla ograniczonej liczby pracowników (w praktyce korzystała z nich przede wszystkim kadra kierownicza).

Obecnie, sytuacja się zmieniła. Zorganizowanie spotkania on-line nie jest już takim problemem. Pomógł w tym rozwój technologii, a przyspieszył wybuch pandemii COVID w 2020 roku, który zamknął nas w domach i wymusił przejście wielu firm na pracę zdalną.

Spotkania prowadzone w trybie on-line to w wielu firmach norma. Wymagają mniejszych nakładów pracy, pozwalają na szybką komunikację między pracownikami, a przede wszystkim umożliwiają kontakty w środowisku rozproszonym, z kontrahentami czy pracownikami przebywającymi w innej lokalizacji, kraju czy odległym kontynencie.

Ostatnie dwa, trzy lata to prawdziwy boom na rynku wideokonferencji. Powstają coraz to nowsze i doskonalsze narzędzia, a klienci mają coraz większy wybór i możliwości dopasowania platformy wideokonferencyjnej do własnych indywidualnych zastosowań. Jednak ta zróżnicowana i bogata oferta może być dla wielu problemem. Im więcej mamy opcji, tym trudniej nam zdecydować się na właściwe rozwiązanie i tak naprawdę nie wiemy, na jakie elementy zwracać uwagę przy zakupie. Spróbujmy zatem uszeregować najważniejsze informacje, które pomogą nam wybrać najlepsze rozwiązanie do wideokonferencji.

Google Meet

Na co zwrócić uwagę szukając idealnego narzędzia do wideokonferencji w firmie?

Aktualnie na rynku dostępnych jest naprawdę wiele dobrych rozwiązań do wideokonferencji. Oprócz znanych wszystkim narzędzi takich jak Google Meet, Zoom czy Teams, są również bardziej zamknięte środowiska jak  przykład Poly (dawniej Polycom) czy Cisco Webex. Na co się zdecydować? 

Wybór odpowiedniego rozwiązania do wideokonferencji zaczyna się od gruntownej analizy potrzeb. W skrócie — musimy ocenić, czego tak naprawdę potrzebujemy w naszej firmie i jakie rozwiązanie czy funkcje będą nam potrzebne do osiągnięcia tego celu.

Na początku warto zadać sobie następujące pytania:

  • Jaki rodzaj i ile osób będzie uczestniczyć w wideokonferencji i z jakiego miejsca będą się łączyć – z domu, z biura?
  • Jak często będą organizowane wideokonferencje i w jakiej formie? Czy będą podczas nich organizowane dużo prezentacji?
  • Czy potrzebne są dodatkowe funkcjonalności, niezbędne na przykład do pracy w grupach i grupach roboczych?
  • Czy do danych wideokonferencji będzie nam potrzebna ograniczona przestrzeń w biurze, a jeśli tak, to w jakim zakresie?

To kilka najważniejszych, ale nie jedynych pytań, które warto rozważyć przy planowaniu systemu wideokonferencyjnego. Dopiero później można przystąpić do analizy platform pod względem swoich potrzeb biznesowych.

Ważne funkcje w narzędziach do wideokonferencji 

W zdecydowanej większości przypadków przy rozwiązaniach dla firmy będziemy operować na gotowych i dostępnych rozwiązaniach wideokonferencyjnych, takich jak Microsoft Teams, Zoom, Google Meet czy Pexip, Cisco i Webex,. Przy poszukiwaniach warto sprawdzić czy rozważana przez nas usługa oferuje następujące funkcjonalności: 

Jakość audio i wideo

Każdemu zależy na tym, aby rozmowa była przeprowadzona w komfortowych warunkach, bez zakłóceń i problemów. Warto zatem zadbać o dobrą jakość audio i wideo. Wiele rozwiązań wykorzystuje zaawansowane algorytmy sztucznej inteligencji, które mają na celu poprawę jakości dźwięku i obrazu. Warto sprawdzić, czy wybierana platforma posiada takie rozszerzenie. 

Rozdzielczość i clear image

Algorytmy AI poprawiają ostrość i szczegółowość obrazu, co jest szczególnie ważne w warunkach ograniczonego pasma.

Automatyczna regulacja oświetlenia i ostrości

Funkcja, która dostosowuje jasność i ostrość obrazu, tak aby uczestnicy byli wyraźnie widoczni, nawet przy słabym oświetleniu.

Kamery śledzące ruch

Niektóre systemy oferują kamery, które automatycznie śledzą mówcę, zapewniając, że jest on zawsze w centrum kadru.

Wykrywanie osób

Systemy mogą wykrywać obecność osób w pomieszczeniu i automatycznie przydzielać im indywidualne kafelki na ekranie uczestników, co ułatwia identyfikację mówiącego.

Korekcja oświetlenia zewnętrznego: Algorytmy mogą kompensować zmieniające się warunki oświetleniowe, na przykład światło wpadające z okna, zapewniając równomiernie oświetlony obraz.

Udostępnianie ekranu

Barco ClickShare: To przykład technologii umożliwiającej prezentację bezprzewodową, która pozwala użytkownikom na łatwe i szybkie udostępnianie swojego ekranu innym uczestnikom spotkania.

Wygląd czatu w usłudze Google Meet

Chat

Platformy wideokonferencyjne zazwyczaj oferują wbudowaną funkcję czatu, która umożliwia wymianę wiadomości tekstowych między uczestnikami w czasie rzeczywistym, co może ułatwić komunikację, zwłaszcza w dużych grupach.

Nagrywanie spotkania

Możliwość nagrania spotkania i zapisania go do późniejszego odtworzenia jest nieocenioną funkcją, pozwalającą na zachowanie ważnych dyskusji i prezentacji.

Integracja z innymi narzędziami

Platformy często oferują integrację z innymi narzędziami i usługami, takimi jak Logitech Sync (zarządzanie urządzeniami konferencyjnymi), usługi w chmurze (dla łatwego udostępniania i przechowywania danych) oraz inne narzędzia wspomagające współpracę, takie jak systemy zarządzania projektami czy kalendarze.

Funkcje interaktywne 

Warto również zwrócić uwagę na dodatkowe funkcje w oprogramowaniu do wideokonferencji, które mogą znacząco ułatwić komunikację i współpracę na odległość. 

Z ciekawszych rzeczy warto wymienić: 

  • “Podnoszenie ręki” umożliwia uczestnikom sygnalizowanie chęci wypowiedzi, zachowując porządek dyskusji. 
  • Ankiety online pozwalają na szybkie gromadzenie opinii i decyzji grupy. Udostępnianie plików ułatwia dzielenie się dokumentami i materiałami,
  • Sprawdzą się również natomiast interaktywne tablice, za którym pomocą można w prosty sposób przesyłać zawartości tablicy na ekrany uczestników wideokonferencji

Oprogramowanie użytkownika końcowego

Z naszego punktu widzenia kluczowe, aby zapewnić możliwość łatwego i szybkiego dołączania oraz uczestnictwa w konferencjach, nawet dla osób korzystających z różnorodnych systemów. Rozwiązaniem umożliwiającym taką funkcjonalność jest Direct Guest Join. Na tej zasadzie, pracownicy mogą dołączyć do konferencji bez względu na używaną aplikację (na przykład Zoom czy Teams). 

Sprzęt i urządzenia peryferyjne do wideokonferencji

Wybór rozwiązania do wideokonferencji nie ogranicza się tylko do samej platformy i aplikacji służącej do prowadzenia rozmów. Na drugim biegunie znajduje się również sprzęt i jego specyfikacja techniczna. Decyzja, czy w zupełności wystarczy nam rozwiązanie budżetowe, w którym pracownicy będą obsługiwać wszystko na własnych laptopach i z własnymi mikrofonami, czy może konieczny jest sprzęt bardziej precyzyjny, który zapewni bezproblemową transmisję audiowizualną, jest kluczowa. W przypadku sprzętu warto zwrócić uwagę na następujące parametry:

Kamery internetowe

  • Trend video bar (All-in-One): Urządzenia typu all-in-one, z wbudowanymi aplikacjami np. Teams, oferują także panele dotykowe sterujące, co umożliwia łatwą obsługę podczas spotkań. Są to rozwiązania kompleksowe, które łączą w sobie kamerę, mikrofon i głośniki.
  • Rozdzielczość: Kamery oferują różne rozdzielczości; trendem są kamery 4K, choć Teams i Zoom obsługują transmisję do 1080p, a Google Meet do 720p. Wybór rozdzielczości zależy od potrzeb użytkownika i możliwości platformy.
  • Zoom optyczny a zoom cyfrowy: Ważna różnica, która wpływa na jakość obrazu. Zoom optyczny pozwala na zbliżenie bez utraty jakości, podczas gdy zoom cyfrowy może prowadzić do pogorszenia jakości obrazu.
Sprzęt do wideokonferencji marki Poly

Mikrofony

  • Detekcja częstotliwości dźwięku: Zaawansowane mikrofony, wykorzystujące AI, potrafią wykryć naturalną częstotliwość głosu, co poprawia klarowność dźwięku.
  • Eliminowanie echa akustycznego: Funkcja niezbędna w przestrzeniach, gdzie dźwięk może odbijać się od ścian, co zapobiega powstawaniu echa.
  • Ograniczenie obszaru pobierania dźwięku: Technologia Acoustic Fence (znak tow. Poly) ogranicza zakres, z którego mikrofon zbiera dźwięki, co pozwala wyeliminować niepożądane hałasy z otoczenia.
  • Noise-Cancelling: Opcja,  która eliminuje rozpraszające dźwięki w tle np. szum klimatyzacji

Urządzenia mobilne

Współczesne platformy wideokonferencyjne powinny być przystosowane również do obsługi przez urządzenia mobilne, co pozwala na uczestnictwo w spotkaniach z dowolnego miejsca, pod warunkiem dostępu do internetu.

Wybierając sprzęt do wideokonferencji, warto zastanowić się nad specyfiką pracy zespołu, wymaganiami dotyczącymi jakości transmisji oraz budżetem. Dobrej jakości sprzęt może znacznie podnieść komfort pracy zdalnej oraz efektywność spotkań online.

Wymagana przepustowość sieci internetowej

Szybkość transferu to czynnik priorytetowy w przypadku wideokonferencji i ma ogromny wpływ na jakość transmisji audio i wideo. Platformy zazwyczaj podają wymagania dotyczące do minimalnej i optymalnej jakości audio i wideo. 

Na przykład w platformie Teams dla audio w połączeniach jeden do jednego i spotkań, minimalne wymagania to 10/10 kbps (w górę/w dół), zalecane to 58/58 kbps, a dla najlepszej wydajności 76/76 kbps. Dla wideo, w połączeniach jeden do jednego wymagana jest minimalna przepustowość 150/150 kbps, zalecana 1,500/1,500 kbps, a dla najlepszej jakości 4,000/4,000 kbps. 

Więcej na ten temat znajdziesz tutaj: https://learn.microsoft.com/pl-pl/microsoftteams/prepare-network#bandwidth-requirements

Tematy związane z tym zagadnieniem: Jak wybrać odpowiedni serwer dla firmy? Poradnik zakupowy oraz Projektowanie sieci bezprzewodowej WLAN i propagacja fal radiowych

Kwestie związane z dostępem i bezpieczeństwem 

Nie można pomijać też tak ważnych aspektów, jakimi są zarządzanie dostępem i bezpieczeństwo aplikacji. Często w trakcie takich wideokonferencji omawiane są ważne i kluczowe zagadnienie funkcjonowania dotyczące przedsiębiorstwa, które nie powinny “wydostać się” na zewnątrz organizacji. Z tego punktu widzenia warto zastanowić się nad dedykowanym rozwiązaniom, które pomogą zapobiegać nieautoryzowanemu dostępowi.

Jednym z takich rozwiązań jest ThinkSmart Manager od Lenovo, który oferuje współpracę z  modułem TPM (Trusted Platform Module) 2.0. Oferuje on zaawansowane funkcje bezpieczeństwa, w tym mechanizmy uwierzytelniania i protokoły szyfrowania (VPN). 

Czytaj również: System do archiwizacji danych. Backup. Poradnik zakupowy

Analiza i raportowanie 

Nie zapomnij o funkcjach analizy i raportowania, takich jak raporty uczestnictwa i czasu trwania spotkań, które są nieocenione dla oceny efektywności spotkań. Dodatkowym atutem są wbudowane algorytmy AI, które mogą liczyć liczbę uczestników i analizować maksymalną ilość uczestników, oferując cenne wskazówki do optymalizacji przyszłych spotkań.

Rekomendowane rozwiązania 

Przy wyborze systemów wideokonferencyjnych, warto zwrócić uwagę na rozwiązania oferowane przez czołowych producentów na rynku, takich jak Logitech, Poly (dawniej znane jako Plycom), Cisco, Microsoft, Google, Yealink, Yamaha, DTEN, SynergySKY, Biamp, oraz Jabra. Każdy z tych producentów wyróżnia się zaawansowaną technologią i ofertą dostosowaną do różnorodnych potrzeb biznesowych, od małych zespołów po duże korporacje. 

  • Logitech i Poly oferują wysokiej jakości urządzenia audio i wideo. Cisco i Microsoft są znane z niezawodnych, zintegrowanych platform, 
  • Google z platformą Teams zapewnia łatwą integrację z chmurą, a Yealink i Yamaha oferują specjalistyczne rozwiązania audio.
  • DTEN, SynergySKY, Biamp, i Jabra to marki, które wprowadzają innowacyjne rozwiązania wspierające efektywną komunikację. 

Wybierając produkty od rekomendowanych producentów, masz pewność, że inwestujesz w sprawdzone, niezawodne i łatwe w obsłudze systemy, które znacząco poprawią jakość twoich wideokonferencji.

Wdrożenie, szkolenie i wsparcie techniczne

Na koniec, element, o którym często zapominamy, a który ma kluczowe znaczenie dla odpowiedniego funkcjonowania platformy wideokonferencyjnej. Ważne, aby wybrać firmę, która nie tylko przeprowadzi wdrożenie, ale również zapewni kompleksowe wsparcie również po w trakcie eksploatacji rozwiązań. 

Należy zwrócić uwagę, czy firma oferująca system wideokonferencyjny, oprócz sprzętu, zagwarantuje również szkolenia pracowników, a w przypadku awarii zapewni wsparcie techniczne, pozwalające na szybkie uruchomienie sprzętu.

Szukasz rozwiązania do wideokonferencji w firmie?

Zapraszam do kontaktu telefonicznego ze mną pod numerem +48 515 135 478 lub mailowego pod adresem pt@sebitu.pl. Wybierzemy najlepsze rozwiązanie pod względem jakości, ceny i wymagań funkcjonalnych.

Piotr Tamulewicz - avatar.
Piotr Tamulewicz, doradca ds. rozwiązań IT w SEBITU.