Wideokonferencje w firmie – jak wybrać odpowiednie rozwiązanie?

Ostatnia aktualizacja 2025-06-10

Technologia zrewolucjonizowała sposób, w jaki prowadzimy biznes, umożliwiając nieprzerwaną komunikację i współpracę niezależnie od dystansu. Dostępność rozmaitych platform, od MS Teams przez Google Meet i inne dedykowane rozwiązania, otworzyły przed firmami nowe możliwości współpracy. Jak wybrać rozwiązanie do wideokonferencji w firmie? Na co zwrócić uwagę?

Czym jest wideokonferencja? 

O wideokonferencji mówimy wówczas, gdy organizujemy na żywo połączenie komunikacyjne między co najmniej dwiema osobami za pomocą streamingu audiowizualnego oraz transmisji wideo. Wideokonferencja jest w pewnym sensie symulacją rzeczywistej konferencji i spotkania twarzą w twarz, zaś za przekaźniki w tym przypadku służą media, kamery, mikrofony i dostęp do internetu.

Teraz każdy spotyka się on-line

Jeszcze ponad dekadę temu organizowanie spotkań on-line, wideokonferencji było pewnym luksusem, na który mogli pozwolić sobie tylko wybrani. Po pierwsze wdrożenie tego typu rozwiązania było bardzo kosztowne i decydowały się na nie jedynie firmy dysponujące odpowiednio wysokim budżetem.

Do tego dochodziły kwestie techniczne. Rozwiązania były skomplikowane, a zastosowanie technologii było dość ograniczone. Nie można było ich stosować na szeroką skalę, w efekcie dostępne były dla ograniczonej liczby pracowników (w praktyce korzystała z nich przede wszystkim kadra kierownicza).

Obecnie, sytuacja się zmieniła. Zorganizowanie spotkania on-line nie jest już takim problemem. Pomógł w tym rozwój technologii, a przyspieszył wybuch pandemii COVID w 2020 roku, który zamknął nas w domach i wymusił przejście wielu firm na pracę zdalną.

Spotkania prowadzone w trybie on-line to w wielu firmach norma. Wymagają mniejszych nakładów pracy, pozwalają na szybką komunikację między pracownikami, a przede wszystkim umożliwiają kontakty w środowisku rozproszonym, z kontrahentami czy pracownikami przebywającymi w innej lokalizacji, kraju czy odległym kontynencie.

Ostatnie dwa, trzy lata to prawdziwy boom na rynku wideokonferencji. Powstają coraz to nowsze i doskonalsze narzędzia, a klienci mają coraz większy wybór i możliwości dopasowania platformy wideokonferencyjnej do własnych indywidualnych zastosowań. Jednak ta zróżnicowana i bogata oferta może być dla wielu problemem. Im więcej mamy opcji, tym trudniej nam zdecydować się na właściwe rozwiązanie i tak naprawdę nie wiemy, na jakie elementy zwracać uwagę przy zakupie. Spróbujmy zatem uszeregować najważniejsze informacje, które pomogą nam wybrać najlepsze rozwiązanie do wideokonferencji.

Na co zwrócić uwagę szukając idealnego narzędzia do wideokonferencji w firmie?

Aktualnie na rynku dostępnych jest naprawdę wiele dobrych rozwiązań do wideokonferencji. Oprócz znanych wszystkim narzędzi takich jak Google Meet, Zoom czy Teams, są również bardziej zamknięte środowiska jak  przykład Poly (dawniej Polycom) czy Cisco Webex. Na co się zdecydować? 

Wybór odpowiedniego rozwiązania do wideokonferencji zaczyna się od gruntownej analizy potrzeb. W skrócie — musimy ocenić, czego tak naprawdę potrzebujemy w naszej firmie i jakie rozwiązanie czy funkcje będą nam potrzebne do osiągnięcia tego celu.

Na początku warto zadać sobie następujące pytania:

• Jaki rodzaj i ile osób będzie uczestniczyć w wideokonferencji i z jakiego miejsca będą się łączyć – z domu, z biura?
• Jak często będą organizowane wideokonferencje i w jakiej formie? Czy będą podczas nich organizowane dużo prezentacji?
• Czy potrzebne są dodatkowe funkcjonalności, niezbędne na przykład do pracy w grupach i grupach roboczych?
• Czy do danych wideokonferencji będzie nam potrzebna ograniczona przestrzeń w biurze, a jeśli tak, to w jakim zakresie?

To kilka najważniejszych, ale nie jedynych pytań, które warto rozważyć przy planowaniu systemu wideokonferencyjnego. Dopiero później można przystąpić do analizy platform pod względem swoich potrzeb biznesowych.

Ważne funkcje w narzędziach do wideokonferencji 

W zdecydowanej większości przypadków przy rozwiązaniach dla firmy będziemy operować na gotowych i dostępnych rozwiązaniach wideokonferencyjnych, takich jak Microsoft Teams, Zoom, Google Meet czy Pexip, Cisco i Webex,. Przy poszukiwaniach warto sprawdzić czy rozważana przez nas usługa oferuje następujące funkcjonalności: 

Jakość audio i wideo

Każdemu zależy na tym, aby rozmowa była przeprowadzona w komfortowych warunkach, bez zakłóceń i problemów. Warto zatem zadbać o dobrą jakość audio i wideo. Wiele rozwiązań wykorzystuje zaawansowane algorytmy sztucznej inteligencji, które mają na celu poprawę jakości dźwięku i obrazu. Warto sprawdzić, czy wybierana platforma posiada takie rozszerzenie. 

Rozdzielczość i clear image

Algorytmy AI poprawiają ostrość i szczegółowość obrazu, co jest szczególnie ważne w warunkach ograniczonego pasma.

Automatyczna regulacja oświetlenia i ostrości

Funkcja, która dostosowuje jasność i ostrość obrazu, tak aby uczestnicy byli wyraźnie widoczni, nawet przy słabym oświetleniu.

Kamery śledzące ruch

Niektóre systemy oferują kamery, które automatycznie śledzą mówcę, zapewniając, że jest on zawsze w centrum kadru.

Wykrywanie osób

Systemy mogą wykrywać obecność osób w pomieszczeniu i automatycznie przydzielać im indywidualne kafelki na ekranie uczestników, co ułatwia identyfikację mówiącego.

Korekcja oświetlenia zewnętrznego: Algorytmy mogą kompensować zmieniające się warunki oświetleniowe, na przykład światło wpadające z okna, zapewniając równomiernie oświetlony obraz.

Udostępnianie ekranu

Barco ClickShare: To przykład technologii umożliwiającej prezentację bezprzewodową, która pozwala użytkownikom na łatwe i szybkie udostępnianie swojego ekranu innym uczestnikom spotkania.

Chat

Platformy wideokonferencyjne zazwyczaj oferują wbudowaną funkcję czatu, która umożliwia wymianę wiadomości tekstowych między uczestnikami w czasie rzeczywistym, co może ułatwić komunikację, zwłaszcza w dużych grupach.

Nagrywanie spotkania

Możliwość nagrania spotkania i zapisania go do późniejszego odtworzenia jest nieocenioną funkcją, pozwalającą na zachowanie ważnych dyskusji i prezentacji.

Integracja z innymi narzędziami

Platformy często oferują integrację z innymi narzędziami i usługami, takimi jak Logitech Sync (zarządzanie urządzeniami konferencyjnymi), usługi w chmurze (dla łatwego udostępniania i przechowywania danych) oraz inne narzędzia wspomagające współpracę, takie jak systemy zarządzania projektami czy kalendarze.

Funkcje interaktywne 

Warto również zwrócić uwagę na dodatkowe funkcje w oprogramowaniu do wideokonferencji, które mogą znacząco ułatwić komunikację i współpracę na odległość. 

Z ciekawszych rzeczy warto wymienić: 

• “Podnoszenie ręki” umożliwia uczestnikom sygnalizowanie chęci wypowiedzi, zachowując porządek dyskusji. 
• Ankiety online pozwalają na szybkie gromadzenie opinii i decyzji grupy. Udostępnianie plików ułatwia dzielenie się dokumentami i materiałami,
• Sprawdzą się również natomiast interaktywne tablice, za którym pomocą można w prosty sposób przesyłać zawartości tablicy na ekrany uczestników wideokonferencji

Oprogramowanie użytkownika końcowego

Z naszego punktu widzenia kluczowe, aby zapewnić możliwość łatwego i szybkiego dołączania oraz uczestnictwa w konferencjach, nawet dla osób korzystających z różnorodnych systemów. Rozwiązaniem umożliwiającym taką funkcjonalność jest Direct Guest Join. Na tej zasadzie, pracownicy mogą dołączyć do konferencji bez względu na używaną aplikację (na przykład Zoom czy Teams). 

Sprzęt i urządzenia peryferyjne do wideokonferencji

Wybór rozwiązania do wideokonferencji nie ogranicza się tylko do samej platformy i aplikacji służącej do prowadzenia rozmów. Na drugim biegunie znajduje się również sprzęt i jego specyfikacja techniczna. Decyzja, czy w zupełności wystarczy nam rozwiązanie budżetowe, w którym pracownicy będą obsługiwać wszystko na własnych laptopach i z własnymi mikrofonami, czy może konieczny jest sprzęt bardziej precyzyjny, który zapewni bezproblemową transmisję audiowizualną, jest kluczowa. W przypadku sprzętu warto zwrócić uwagę na następujące parametry:

Kamery internetowe

• Trend video bar (All-in-One): Urządzenia typu all-in-one, z wbudowanymi aplikacjami np. Teams, oferują także panele dotykowe sterujące, co umożliwia łatwą obsługę podczas spotkań. Są to rozwiązania kompleksowe, które łączą w sobie kamerę, mikrofon i głośniki.
• Rozdzielczość: Kamery oferują różne rozdzielczości; trendem są kamery 4K, choć Teams i Zoom obsługują transmisję do 1080p, a Google Meet do 720p. Wybór rozdzielczości zależy od potrzeb użytkownika i możliwości platformy.
• Zoom optyczny a zoom cyfrowy: Ważna różnica, która wpływa na jakość obrazu. Zoom optyczny pozwala na zbliżenie bez utraty jakości, podczas gdy zoom cyfrowy może prowadzić do pogorszenia jakości obrazu.

Mikrofony

• Detekcja częstotliwości dźwięku: Zaawansowane mikrofony, wykorzystujące AI, potrafią wykryć naturalną częstotliwość głosu, co poprawia klarowność dźwięku.
• Eliminowanie echa akustycznego: Funkcja niezbędna w przestrzeniach, gdzie dźwięk może odbijać się od ścian, co zapobiega powstawaniu echa.
• Ograniczenie obszaru pobierania dźwięku: Technologia Acoustic Fence (znak tow. Poly) ogranicza zakres, z którego mikrofon zbiera dźwięki, co pozwala wyeliminować niepożądane hałasy z otoczenia.
• Noise-Cancelling: Opcja,  która eliminuje rozpraszające dźwięki w tle np. szum klimatyzacji

Urządzenia mobilne

Współczesne platformy wideokonferencyjne powinny być przystosowane również do obsługi przez urządzenia mobilne, co pozwala na uczestnictwo w spotkaniach z dowolnego miejsca, pod warunkiem dostępu do internetu.

Wybierając sprzęt do wideokonferencji, warto zastanowić się nad specyfiką pracy zespołu, wymaganiami dotyczącymi jakości transmisji oraz budżetem. Dobrej jakości sprzęt może znacznie podnieść komfort pracy zdalnej oraz efektywność spotkań online.

Wymagana przepustowość sieci internetowej

Szybkość transferu to czynnik priorytetowy w przypadku wideokonferencji i ma ogromny wpływ na jakość transmisji audio i wideo. Platformy zazwyczaj podają wymagania dotyczące do minimalnej i optymalnej jakości audio i wideo. 

Na przykład w platformie Teams dla audio w połączeniach jeden do jednego i spotkań, minimalne wymagania to 10/10 kbps (w górę/w dół), zalecane to 58/58 kbps, a dla najlepszej wydajności 76/76 kbps. Dla wideo, w połączeniach jeden do jednego wymagana jest minimalna przepustowość 150/150 kbps, zalecana 1,500/1,500 kbps, a dla najlepszej jakości 4,000/4,000 kbps. 

Więcej na ten temat znajdziesz tutaj: https://learn.microsoft.com/pl-pl/microsoftteams/prepare-network#bandwidth-requirements

Tematy związane z tym zagadnieniem: Jak wybrać odpowiedni serwer dla firmy? Poradnik zakupowy oraz Projektowanie sieci bezprzewodowej WLAN i propagacja fal radiowych

Kwestie związane z dostępem i bezpieczeństwem 

Nie można pomijać też tak ważnych aspektów, jakimi są zarządzanie dostępem i bezpieczeństwo aplikacji. Często w trakcie takich wideokonferencji omawiane są ważne i kluczowe zagadnienie funkcjonowania dotyczące przedsiębiorstwa, które nie powinny “wydostać się” na zewnątrz organizacji. Z tego punktu widzenia warto zastanowić się nad dedykowanym rozwiązaniom, które pomogą zapobiegać nieautoryzowanemu dostępowi.

Jednym z takich rozwiązań jest ThinkSmart Manager od Lenovo, który oferuje współpracę z  modułem TPM (Trusted Platform Module) 2.0. Oferuje on zaawansowane funkcje bezpieczeństwa, w tym mechanizmy uwierzytelniania i protokoły szyfrowania (VPN). 

Czytaj również: System do archiwizacji danych. Backup. Poradnik zakupowy

Analiza i raportowanie 

Nie zapomnij o funkcjach analizy i raportowania, takich jak raporty uczestnictwa i czasu trwania spotkań, które są nieocenione dla oceny efektywności spotkań. Dodatkowym atutem są wbudowane algorytmy AI, które mogą liczyć liczbę uczestników i analizować maksymalną ilość uczestników, oferując cenne wskazówki do optymalizacji przyszłych spotkań.

Jak notować informację z wideokonferencji? AI jako wsparcie

Jednym z największych wyzwań podczas udziału w wideokonferencjach jest skuteczne notowanie kluczowych informacji, pomysłów i wytycznych. Ręczne sporządzanie notatek w trakcie spotkania bywa trudne, zwłaszcza gdy rozmowa toczy się dynamicznie. Co więcej, nie zawsze mamy możliwość nagrywania całego wydarzenia. 

Zastanów się teraz Ile razy zdarzyło Ci się uczestniczyć w firmowej wideokonferencji, podczas której padło mnóstwo ważnych informacji, ale po zakończeniu spotkania pamiętałeś tylko część z nich? A może próbowałeś notować na bieżąco, ale jednoczesne słuchanie, analizowanie i pisanie okazało się zbyt trudne? Do tego dochodzi problem, że nie zawsze można nagrywać spotkanie, a nawet jeśli – kto ma czas potem to wszystko odsłuchiwać?

W takich sytuacjach z pomocą przychodzą nowoczesne narzędzia oparte na sztucznej inteligencji, które automatycznie generują transkrypcje, podsumowania i listy zadań do wykonania. Co istotne, wiele z tych rozwiązań jest już wbudowanych w popularne platformy do wideokonferencji, co eliminuje konieczność zakupu dodatkowego oprogramowania.

Oto kilka narzędzi i funkcji,  które warto znać. 

• Copilot w Microsoft Teams – narzędzie AI, które rozpoznaje głosy uczestników i przypisuje wypowiedzi do konkretnych osób. Po spotkaniu generuje transkrypcję, tworzy podsumowania oraz pomaga w organizacji dalszych działań. Copilot może również analizować przebieg rozmowy, identyfikować różne opinie i sugerować kolejne kroki.
• Google Meet AI (Gemini AI) – funkcja dostępna dla użytkowników Google Workspace, pozwalająca na automatyczne tworzenie notatek w Dokumentach Google. Po zakończeniu spotkania dokument z notatkami jest wysyłany e-mailem do organizatora oraz osoby, która je rozpoczęła. Notatki mogą być także dołączane do wydarzenia w Kalendarzu Google. To rozwiązanie sprawia, że wszystkie kluczowe informacje są łatwo dostępne i uporządkowane.
• Zoom AI Companion – inteligentny asystent AI, który może generować podsumowania spotkań, dzięki czemu uczestnicy nie muszą samodzielnie robić notatek. Po nagraniu spotkania w chmurze AI Companion automatycznie porządkuje nagranie według rozdziałów, wyróżnia kluczowe informacje i tworzy listę zadań. W przyszłości narzędzie to zaoferuje również generowanie planów spotkań, podsumowania w czasie rzeczywistym oraz przechwytywanie transkrypcji i działań ze spotkań twarzą w twarz.

AI sprawia, że notowanie staje się zautomatyzowane i wygodne, co przekłada się na większą efektywność i lepszą organizację pracy zespołowej

Rekomendowane programy do wideokonferencji 

Przy wyborze systemów wideokonferencyjnych, warto zwrócić uwagę na rozwiązania oferowane przez czołowych producentów na rynku. Oto rekomendowane rozwiązania:

1. Zoom 

Zoom to zdecydowanie najpopularniejsza  platforma do wideokonferencji, wykorzystywana zarówno w biznesie, jak i edukacji. Charakteryzuje się wysoką jakością transmisji wideo oraz szerokim zakresem funkcji interaktywnych.

Co wyróżnia Zoom?

• Stabilność połączenia i wysoka jakość obrazu – nawet przy słabszym łączu internetowym.
• Rozbudowane funkcje webinarowe – możliwość prowadzenia szkoleń, eventów i konferencji online.
• Wsparcie dla urządzeń mobilnych – aplikacja działa sprawnie na smartfonach i tabletach.

Inteligentne funkcje AI

• Zoom AI Companion – automatyczne transkrypcje, podsumowania spotkań i lista zadań dla uczestników.
• Inteligentne nagrania – AI porządkuje nagrania według rozdziałów, wyróżnia kluczowe informacje i generuje plan działań.
• Podsumowania w czasie rzeczywistym – dostępne już w trakcie trwania spotkania.

Dla kogo?

Zoom to świetna opcja dla firm organizujących dużo spotkań online, webinariów i szkoleń, które potrzebują wysokiej jakości transmisji oraz zaawansowanych funkcji AI do zarządzania spotkaniami.

2. Microsoft Teams

Microsoft Teams to kompleksowe narzędzie do komunikacji i współpracy, które integruje czat, wideokonferencje, połączenia głosowe oraz udostępnianie plików. Platforma jest częścią pakietu Microsoft 365, co ułatwia pracę w organizacjach wykorzystujących Outlook, OneDrive czy SharePoint.

Co wyróżnia Microsoft Teams?

• Głęboka integracja z Microsoft 365 – łatwa współpraca nad dokumentami w czasie rzeczywistym.
• Rozbudowane funkcje zarządzania zespołem – możliwość tworzenia kanałów tematycznych, grup roboczych i podziału obowiązków.
• Zaawansowane narzędzia bezpieczeństwa – kontrola dostępu, szyfrowanie i zgodność z regulacjami (np. RODO).

Inteligentne funkcje AI

• Copilot AI – inteligentny asystent, który generuje transkrypcje, przypisuje wypowiedzi do uczestników, tworzy podsumowania i sugeruje kolejne kroki do podjęcia po spotkaniu.
• Automatyczne rozpoznawanie głosu – Copilot identyfikuje mówców, przypisując im konkretne wypowiedzi.
• Integracja z Plannerem i Outlookiem – możliwość automatycznego tworzenia zadań na podstawie ustaleń z wideokonferencji.

Dla kogo?

Microsoft Teams to doskonały wybór dla firm korzystających z Microsoft 365 oraz zespołów, które potrzebują zaawansowanych funkcji do zarządzania projektami i organizowania spotkań w strukturze korporacyjnej.

Dla kogo?

Google Meet jest idealnym rozwiązaniem dla firm i zespołów korzystających z Google Workspace, które potrzebują prostego narzędzia do wideokonferencji i automatycznych notatek zintegrowanych z ekosystemem Google

3. Webex

Webex to platforma ceniona za niezawodność i bezpieczeństwo, często wykorzystywana przez duże organizacje i instytucje rządowe.

Co wyróżnia Webex?

• Zaawansowane mechanizmy ochrony danych – szyfrowanie połączeń i wielowarstwowa ochrona prywatności.
• Łatwość dołączania do spotkań – działa bez konieczności instalowania dodatkowych aplikacji.
• Wsparcie dla dużych zespołów – możliwość organizowania dużych wideokonferencji.

Inteligentne funkcje AI

• Webex Assistant – transkrypcje rozmów oraz tłumaczenia w czasie rzeczywistym.
• Automatyczne podsumowania i lista działań – AI analizuje przebieg spotkania i sugeruje następne kroki.

Dla kogo?

Webex to najlepsze rozwiązanie dla organizacji, które kładą nacisk na bezpieczeństwo danych i często organizują międzynarodowe spotkania wymagające tłumaczeń na żywo.

4. Pexip 

Pexip to platforma zaprojektowana dla firm wymagających pełnej kontroli nad danymi oraz integracji z różnymi systemami wideokonferencyjnymi.

Co wyróżnia Pexip?

• Możliwość wdrożenia na własnych serwerach – pełna kontrola nad danymi i prywatnością.
• Interoperacyjność – obsługa Microsoft Teams, Zoom, Google Meet i innych platform.
• Zaawansowane funkcje bezpieczeństwa – szyfrowanie i zgodność z wymaganiami korporacyjnymi.

Dla kogo?

Pexip to idealne rozwiązanie dla instytucji finansowych, rządowych i dużych korporacji, które wymagają pełnej kontroli nad infrastrukturą wideokonferencyjną i integracji z wieloma systemami.

Wybierając produkty od rekomendowanych producentów, masz pewność, że inwestujesz w sprawdzone, niezawodne i łatwe w obsłudze systemy, które znacząco poprawią jakość twoich wideokonferencji.

5. Google Meet

Google Meet to rozwiązanie do wideokonferencji zintegrowane z Google Workspace. Jego największą zaletą jest łatwość obsługi i możliwość prowadzenia spotkań bez konieczności instalowania dodatkowego oprogramowania.

Co wyróżnia Google Meet?

• Integracja z Kalendarzem Google – spotkania można planować i uruchamiać bezpośrednio z poziomu kalendarza.
• Dostępność z poziomu przeglądarki – nie wymaga instalacji dodatkowych aplikacji.
• Prostota i intuicyjność – idealne dla użytkowników, którzy potrzebują szybkiego i łatwego narzędzia do spotkań online.

Inteligentne funkcje AI

• Gemini AI – automatyczne generowanie notatek z wideokonferencji i zapisywanie ich w Dokumentach Google.
• Synchronizacja z Kalendarzem Google – notatki są automatycznie dołączane do wydarzeń, co ułatwia organizację pracy.
• Automatyczna wysyłka podsumowania e-mailem – po zakończeniu spotkania organizator otrzymuje zapis kluczowych informacji.

Dla kogo?

Google Meet jest idealnym rozwiązaniem dla firm i zespołów korzystających z Google Workspace, które potrzebują prostego narzędzia do wideokonferencji i automatycznych notatek zintegrowanych z ekosystemem Google

Wdrożenie, szkolenie i wsparcie techniczne

Na koniec, element, o którym często zapominamy, a który ma kluczowe znaczenie dla odpowiedniego funkcjonowania platformy wideokonferencyjnej. Ważne, aby wybrać firmę, która nie tylko przeprowadzi wdrożenie, ale również zapewni kompleksowe wsparcie również po w trakcie eksploatacji rozwiązań. 

Należy zwrócić uwagę, czy firma oferująca system wideokonferencyjny, oprócz sprzętu, zagwarantuje również szkolenia pracowników, a w przypadku awarii zapewni wsparcie techniczne, pozwalające na szybkie uruchomienie sprzętu.

Szukasz rozwiązania do wideokonferencji w firmie?

Zapraszam do kontaktu telefonicznego +48 22 299 25 15 lub pozostaw wiadomość przez formularz kontaktowy. Wybierzemy najlepsze rozwiązanie wideokonferencyjne pod względem jakości, ceny i wymagań funkcjonalnych.

Piotr Tamulewicz, doradca ds. rozwiązań IT w SEBITU.