Zastosowanie kodów kreskowych do identyfikacji dokumentów znacznie usprawnia zarządzanie informacjami. Jakie czytniki kodów kreskowych najlepiej sprawdzą się do odczytu dokumentów? Jakie parametry warto brać pod uwagę przy ich wyborze?

Kody kreskowe na dokumentach – gdzie są stosowane?

Zastosowanie kodów kreskowych już dawno wykroczyło poza tradycyjne ramy. Obecnie ta metoda automatycznej identyfikacji danych stosowana jest praktycznie w każdej gałęzi gospodarki. Kodami oznacza się wszelkiego rodzaju towary, materiały, półfabrykaty, wyroby, środki trwałe, surowce itp. Coraz częściej kody kreskowe stosuje się w identyfikacji dokumentów. Sprawdzają się wszędzie tam, gdzie zarządzać musimy stosami “papierów” – w oddziałach dużych korporacji, księgowości, kancelariach prawniczych czy firmach ubezpieczeniowych itd. Wykorzystywane są też w opiece zdrowotnej, gdzie kod kreskowy identyfikujący pacjenta jest nanoszony jest na wszystkie powiązane z nim dokumenty – wyniki badań, skierowania itp.

W obiegu dokumentów kody kreskowe stosowane są m.in.:

• jako prosty i szybki sposób archiwizowania i zarządzania dokumentami;
• jako jeden z etapów digitalizacji, czyli przechwytywania informacji papierowych i przekształcania ich w obrazy elektroniczne.

We wszystkich tych przypadkach kod kreskowy naklejony lub nadrukowany na dokumentację jest nośnikiem niezbędnych danych, które pozwalają na identyfikację spraw, tematów i przyporządkowanie dokumentu do określonej kategorii czy osoby. Aby móc odczytać te dane i wprowadzić je do systemu, potrzebny nam jest oczywiście czytnik kodów kreskowych. I tutaj dochodzimy do clou tego artykułu. Czy do czytania kodów kreskowych z dokumentów potrzebujemy jakiegoś specjalnego skanera?

Jaki wybrać skaner kodów kreskowych do dokumentów?

Urządzenia do sczytywania kodów kreskowych z dokumentów w większości przypadków nie różnią się znacząco od skanerów, którymi będziemy dekodować oznaczenia na produktach czy etykietach kurierskich. W wyborze czytnika do dokumentów musimy jednak wziąć pod uwagę kilka ważnych elementów, które sprawią, że odczytywanie danych będzie dla nas łatwe, szybkie, komfortowe i wydajne. Z tego powodu przeglądając parametry skanerów musimy położyć nacisk na rodzaje kodów kreskowych, jakie obsługuje dane urządzenie, optymalne środowisko pracy czytnika oraz ergonomię.

Zupełnie inny typ skanera kodów kreskowych zastosujemy w małym biurze, w którym sporadycznie odczytujemy dokumenty a inny w rejestracji pacjentów, w której codziennie możemy odczytywać dane z kilkudziesięciu a nawet kilkuset dokumentów.

Z tego powodu w wyborze czytnika do dokumentów warto brać następujące kryteria:

a. Rodzaj kodu, jaki będziemy odczytywać z dokumentów.

Skaner musi obsługiwać różne typy kodów kreskowych>>, jakie stosowane są w obiegu informacji w danej organizacji. Tutaj możliwości mamy bardzo wiele – wszystko zależy od ilości danych, jakie musimy zakodować. W zależności od potrzeb będziemy musieli wybierać między czytnikami kodów kreskowych jednowymiarowych (np. UPC, EAN) lub kodów dwuwymiarowych (QR, Datamatrix, PDF417 i Aztec). Niektóre skanery kodów kreskowych mają dość szeroki zakres możliwości dekodowania, inne mogą działać tylko z najbardziej popularnymi rodzajami i kodami 1D i 2D. Przy wyborze czytnika warto zwrócić na to uwagę.

b. Technologia odczytu kodu.

W przypadku czytników kodów kreskowych ważna jest również sama technologia odczytu. Na rynku dostępne są trzy rodzaje skanerów: diodowe, laserowe oraz imagery. Oczywiście ten parametr w dużej mierze zależy od rodzaju kodów, jakie będziemy wykorzystywać do identyfikacji dokumentów. Jeżeli w obiegu dokumentów stosujemy kod dwuwymiarowy wówczas najlepszym rozwiązaniem będzie czytnik typu imager. Zazwyczaj jednak w dokumentacji stosowane są kody 1D, do których najlepiej wybrać czytnik laserowy.

Czytnik laserowy ma wiele zalet.

• Można nim zeskanować kod pod różnymi kątami – nie musimy trzymać dokumentu równolegle do kodu kreskowego, urządzenie odczyta również kody odwrócone
• Cechuje się większą dokładnością odczytu, poradzi sobie nawet z kodami lekko uszkodzonymi.
• Może skanować kody szerokie znajdujące się w dokumentach
• Działa znacznie szybciej niż czytnik diodowy, co w przypadku dużej liczby dokumentów ma ogromne znaczenie.

c. Ergonomia pracy.

W większości przypadków do czytania dokumentów stosowane są skanery ręczne. W sytuacji gdy codziennie musimy zeskanować dużą liczbę stron, wówczas szczególną uwagę należy zwrócić na ergonomię pracy. Trzymanie skanera w ręku przez większą część czasu pracy może zakończyć się poważnym nadwyrężeniem nadgarstka. W związku z tym, wybierając skaner do dokumentów, warto zwrócić uwagę na jego ergonomiczną budowę oraz akcesoria, które sprawią, że praca będzie dużo przyjemniejsza.

Czytnik kodów kreskowych powinien:

• Mieć lekką, a zarazem wytrzymałą konstrukcję.
• Dobrze wyprofilowaną rękojeść, która wygodnie będzie leżeć w dłoni.
• Wygodną podstawkę ułatwiającą czytanie kodów z dokumentów.

Podstawka to ważne akcesorium, które ułatwia korzystanie z czytnika dokumentów, zwłaszcza gdy dużo z niego korzystamy w ciągu dnia. Pozwala ona na ustawienie skanera w dogodnym miejscu, wyregulowanie kąta nachylenia wiązki lasera, a w niektórych przypadkach przykręcenie do blatu lub innej płaskiej powierzchni.

d. Inne parametry warte uwzględnienia

Wybór pozostałych elementów dużej mierze zależy do charakteru pracy. W przypadku gdy skanowanie dokumentów odbywa się poza miejscem pracy wówczas warto wziąć pod uwagę wybór skanera bezprzewodowego, a gdy musimy odczytywać kody w środowisku przemysłowym np. magazynie, warto zdecydować się na czytnik o mocnej konstrukcji i stopniu ochrony IP54 lub IP65.

Czytniki kodów kreskowych do dokumentów mają przede wszystkim działać szybko, bezbłędnie i być komfortowe w użyciu. Warto przy ich zakupie zwracać uwagę na te parametry, aby potem nie nabawić się niepotrzebnych frustracji przy pracy. Więcej na temat tego, jak wybrać skaner kodów kreskowych>>, znajdziesz w innym moim artykule na blogu.

Chcesz skonsultować się w kwestii narzędzi do obsługi kodów kreskowych?

Zapraszam do kontaktu telefonicznego ze mną pod numerem +48 515 135 478 lub mailowego pod adresem pt@sebitu.pl. Zadzwoń do mnie.
Wspólnie wybierzemy model czytnika kodów do dokumentów dopasowany do twoich potrzeb biznesowych.