Właściciel firmy pisze na komputerze
Jak weryfikować integratora IT?
6 listopada, 2020
Wózek widłowy w magazynie wiozący towar.
Czym różni się WMS od systemu gospodarki magazynowej (ERP)?
17 listopada, 2020
Pokaż wszystko

Jak wybrać system WMS?

Pracownik magazynu obsługujący system WMS

Odpowiedni system do zarządzania magazynem (WMS) pozwala zredukować koszty i zmaksymalizować zyski. Jak wybrać dobre rozwiązanie dla Twojego biznesu? Rynek oferuje nam szerokie spektrum rozwiązań od prostych modułów gospodarki magazynowej do mocno rozbudowanych systemów klasy WMS. Przy tak wielu opcjach wybór najlepszego systemu prawdziwym wyzwaniem. Poniżej odpowiem jakie kryteria warto brać pod uwagę, ale już teraz mogę z pewnością stwierdzić, że jest to duże przedsięwzięcie dla firmy.

Jakie daje korzyści automatyzacja procesów magazynowych?

Jeśli w Twoim biznesie jest obszar magazynowania i się stale rozwijasz to prędzej czy później staniesz przed wyzwaniem optymalizacji swojej logistyki. Strategicznym celem będzie efektywne zarządzanie całym łańcuchem dostaw i osiągnięcie optymalnej wydajności.

Pierwszym krokiem jest tzw. Industry 3.0 czyli Informatyzacja magazynu. Być może większości wydaje się, że w Polsce ten etap mamy za sobą, ale rzeczywistość szybko weryfikuje te przekonania. Z szacunków wynika, że na rynku funkcjonuje ponad 30% firm, w różnych branżach, gdzie magazyn do tej pory pracuje “z kartką papieru”.

Kolejnym etapem jest Industry 4.0, czyli Robotyka i Automatyzacja, która co prawda funkcjonuje, ale w zaledwie 16% naszych magazynów i to głównie tych z czołówki przedsiębiorstw. Jak widać, nadal w tym aspekcie mamy wiele do nadrobienia zarówno w skali przedsiębiorstwa, jak i kraju.

Wdrożenie systemu do zarządzania magazynem, daje wiele korzyści.
Po pierwsze znacznie zwiększa liczbę przeprowadzanych operacji magazynowych, poprawia produktywność pracowników, redukuje błędy, a co najważniejsze pozwala nam kontrolować pracę w 100% on-line. Każda poprawka z powyższych to zwiększenie obrotów, poprawienie jakości i najważniejsze zadowolenie klientów.


Zobacz też: Moduł magazynowy w ERP czy system WMS?

Co brać pod uwagę przy przy wyborze systemu WMS?

Jak wybrać system WMS? To bardzo trudne zadanie z wielu powodów. Jednym z nich jest różnorodność rozwiązań dostępnych na rynku od prostych modułów gospodarki magazynowej proponowanych przez dostawców systemów ERP po globalne aplikacje dedykowane logistyce. Każdy z tych systemów WMS posiada inny zestaw funkcjonalności — mniej lub bardziej zaawansowanych. Skąd mamy wiedzieć, które z nich będą najlepsze i dadzą najlepsze efekty

Istnieje wiele różnych czynników, które należy ocenić, wybierając odpowiedni system WMS. Oprogramowanie do zarządzania magazynem powinno przede wszystkim:

  • obsłużyć wszystkie bieżące operacja magazynowe;
  • być zintegrowane z systemami, które nie będą obsługiwane przez WMS (np. moduł księgowy w ERP);
  • rozwijać się wraz z firmą i przyszłymi ulepszeniami.

Aby świadomie i dobrze zdefiniować powyższe nie musimy dysponować wyczerpującym pakietem wiedzy na temat każdego systemu. Ważne jest, aby stworzyć listę niezbędnych wymagań, a dokładniej procesów jakie mamy zrealizować, atrybuty, które musimy obsłużyć I strategię jaką realizujemy. Często jest to niezwykle trudne, ale to pierwszy i najważniejszy wkład jaki musimy zrealizować w procesie wyboru dostawcy, ponieważ różnice między jednym a drugim systemem dotyczą detali, które dla laik mogą być trudne do wychwycenia i zrozumienia.

Ostateczną decyzję związaną z wyborem systemu WMS najlepiej jest podejmować po rozmowach z kilkoma oferentami i zobaczeniu “w akcji” proponowanego przez nich oprogramowanie do magazynu.

Czy warto pisać własny WMS “od podstaw”?

Czasami firmy chcą same napisać oprogramowanie do zarządzania magazynem, bo “będzie taniej”. Czy takie rozwiązanie ma sens i rzeczywiście redukuje koszty? Jeżeli weźmiemy pod uwagę perspektywę krótkoterminową – być może tak. W dłuższej przestaje się to opłacać. Dlaczego? Badania pokazują, że takie systemy po 2 latach wyrównują się kwotowo z gotowym rozwiązaniem. Po 5 latach przynoszą duże koszty i straty.

Pisanie własnych systemów do magazynów sprawdzi się jedynie przy prostych i stałych procesach, chociaż takie sytuacje rzadko się zdarzają.
Każda modyfikacja w oprogramowaniu pisanym tylko pod jeden projekt jest dużym kosztem. Utrzymanie systemu pisanego indywidualnie to cena późniejszego wsparcia, modyfikacji, utrzymania zasobów ludzkich, kłopoty przy chęci udoskonalania procesów ze względu na cenę modyfikacji.

Niezależnie od tego, czy chcesz zaktualizować stary WMS, czy zainwestować w pierwsze rozwiązanie do zarządzania magazynem w Twojej firmie musisz wiedzieć na jakie kryteria zwracać uwagę. Oto kilka elementów, które wg mnie warto mieć na względzie przy poszukiwaniach wyborze WMS.

Wybór systemu WMS – zdefiniuj swoje wymagania.

Kupiłeś kiedyś niewygodne buty? Z pewnością zdarzyło się to przynajmniej raz w życiu. Chodzenie w niewygodnym obuwiu jest tak jak wdrożenie w firmie niedostosowanego do potrzeb systemu WMS – poruszamy się z trudem, czujemy się mało komfortowo a czasami na stopach pojawiają się odciski. System do zarządzania magazynem będzie działał dobrze tylko i wyłącznie, gdy zostanie dopasowany do potrzeb, problemów, wyzwań, jakie stawiane są w biznesie, którym kierujesz. WMS odpowiedni do funkcjonowania sklepu internetowego z obuwiem, nie sprawdzi się w sklepie z elektroniką. Rozwiązanie, które zachwala znajomy prowadzący hurtownię z zabawkami, prawdopodobnie nie sprawdzi się w twoim przedsiębiorstwie produkcyjnym. To tak nie działa, niestety. Większość dobrych systemów WMS to oprogramowanie “skrojone na miarę”. Z tego powodu tak ważne jest, aby zrozumieć potrzeby firmy i magazynu przed rozpoczęciem procesu selekcji.

Zanim zaczniesz szukać WMS dla magazynu musisz… odrobić solidnie zadanie domowe. Poznać wymagania — aktualne możliwości i przyszłe potrzeby, moce przerobowe, a także funkcjonalności, jakie będą potrzebne do sprawnego i elastycznego zarządzania całym łańcuchem dostaw. Bez tego nie będziesz w stanie wdrożyć systemu, który będzie spełniał swoje zadanie w 100%.

Przed rozpoczęciem poszukiwań poświęć trochę czasu, aby stworzyć obszerną listę wszystkich wymagań dotyczących systemu WMS. Prześledź każdy etap w ścieżce produktu, zidentyfikuj problemy, z jakimi się w tym momencie borykasz. Co wpływa negatywnie na działanie firmy? Czy są jakieś „wąskie gardła” w magazynie, które tamują płynność przesyłek? Czego potrzebujesz, aby dokładnie wybrać, spakować i wysłać zamówienia? Jakie informacje są dla ciebie najważniejsze? Jak szybko chcesz je otrzymać? Te i inne pytania warto zadać już na samym początku, ponieważ pomogą ci szczegółowo określić wymagania dotyczące samego systemu i ułatwią wybór dostawców systemu. Warto przeprowadzić taką “burzę mózgów” w przedsiębiorstwie wśród pracowników związanych bezpośrednio z działalnością magazynu. Efektem finalnym powinna być krótka lista funkcji priorytetowych, które powinien zawierać pożądany system WMS, resztę rozbudowuje się już po konsultacjach ze specjalistami z wybranej firmy wdrożeniowej. Lista może być ważna też z innego powodu — pomoże Ci szybko wyeliminować systemy WMS, które nie spełniają Twoich potrzeb.

Sprawdzonym pomysłem jest spisanie wymagań w trzech grupach:

  1. Muszą być. Funkcje podstawowe, bez których sprawne funkcjonowanie magazynu nie jest możliwe.
  2. Dobrze, aby były. Funkcje, które są pożądane, ponieważ mogą usprawnić działanie magazynu.
  3. Mogą być, ale nie wpływają na rozwiązanie. Funkcje dodatkowe, które nie mają bezpośredniego wpływu na szybkość operacji dokonywanych w magazynie.

Po przygotowaniu takiej listy wymagań trzeba je przedstawić dostawcom i muszą pokazać jak w ich systemie spełnia się te wymagania.

Jakie elementy powinien posiadać dobry system WMS?

1. Zarządzanie transakcjami od A do Z

Dobry system WMS powinien sprawować pieczę nad wszystkim aspektami związanymi z działaniem magazynu — zapewnić ci kontrolę od A do Z — od przyjmowania dostaw, poprzez kompletację zamówień po wysyłkę i administrowanie stanami magazynowymi. Idealne oprogramowanie do magazynu powinno ci dostarczać szczegółowych informacji na temat wszystkich produktów, pracowników i transakcji na każdym etapie procesu logistycznego.

Podstawowe zadania, które powinien spełniać system WMS:

  • rejestrowanie,
  • tworzenie dokumentów,
  • tworzenie stanów magazynowych,
  • zarządzanie produktami w magazynie,
  • przyjmowanie do magazynu,
  • składowanie,
  • wydawanie produktów z magazynu,
  • inwentaryzacja oraz raportowanie.

Oczywiście to wykaz kluczowych funkcji, które w zależności od potrzeb mogą być bardziej uszczegółowione i rozbudowane. Warto pamiętać również o tym, że ilość nie równa się jakość. Czasami mniej znaczy więcej. System WMS „skrojony na miarę” powinien być wyposażony tylko w te funkcje, które faktycznie są potrzebne w danym przedsiębiorstwie. Po to płacić za coś, z czego i tak potem nie skorzystamy?

2. Intuicyjny interfejs

Przy wyborze oprogramowania WMS warto też zwrócić uwagę na stopień trudności obsługi. System do zarządzania magazynem powinien dysponować przejrzystym i intuicyjnym interfejsem. Takim, aby pracownik po krótkim przeszkoleniu mógł bez problemu obsługiwać i wykonywać najważniejsze i kluczowe operacje. Dobrze zaprojektowane systemy zarządzania magazynem pozwalają użytkownikom spędzać mniej czasu na konfigurowaniu i monitorowaniu codziennych operacji, dzięki czemu mogą szybko dostosować się do nowych wymagań, a nowi pracownicy mogą być gotowi do pracy już w ciągu kilku godzin, a nie tygodni.

3. Skalowalny i elastyczny

System WMS powinien być przystosowany do zmieniających się warunków, potrzeb i trendów rynkowych. Innymi słowy, powinien móc rozwijać się wraz z rozwojem firmy i dostosowywać się do przyszłych wymagań. Takie perspektywiczne podejście pozwoli nam ograniczyć w przyszłości wiele kosztów. Zamiast kupować nowy system WMS, rozbudujemy tylko ten, który mamy obecnie. Przed wdrożeniem warto upewnić się, czy oferowane rozwiązanie opiera się na otwartej architekturze. Jeśli tak, Twój system WMS będzie bardziej skłonny do pracy z przyszłymi aplikacjami i systemami operacyjnymi (zamiast blokować Cię na określonej platformie).

Przy zakupie warto też sprawdzić, czy potencjalny WMS będzie współpracował z innymi systemami ERP, markami i typami sprzętu oraz modelami.

4. Przydatne, łatwe do odczytania wskaźniki

Dane są ważne, ale także ważne jest, w jaki sposób są one zaprezentowane. System WMS powinien dostarczać danych i raportów w przystępny i przejrzysty sposób. W ten sposób będzie można wyciągać odpowiednie wnioski i dokonywać właściwych decyzji i ulepszeń.

5. Bezproblemowa integracja

WMS to oprogramowanie zewnętrzne, które zazwyczaj wspiera i współpracuje z systemem ERP przedsiębiorstwa, ale nie jest to regułą. W wielu przypadkach WMS współpracować musi z różnego typu aplikacjami funkcjonującymi już systemie przedsiębiorstwa. Aby system WMS spełniał swoje zadanie, między nim a tym oprogramowaniem musi nastąpić prawidłowa, oparta na ujednoliconych standardach wymiana danych. Z tego powodu w trakcie wyboru WMS weryfikuje się elastyczność rozwiązania. Optymalne WMS powinien posiadać takie narzędzia systemowe, które pozwolą połączyć się z większością istniejących obecnie w firmie aplikacji.

Co jeszcze jest ważne? Opinie o produkcie

Aby dowiedzieć się, jak działa dany system WMS, najlepiej uzyskać informację od osób, które faktycznie z niego korzystają. Przy wyborze konkretnych rozwiązań warto poprosić firmę oferującą dany WMS o listę referencji klientów, a jeśli to możliwe umówić się na wizytę referencyjną. Wówczas możemy zobaczyć działanie systemu w rzeczywistych warunkach.

I najważniejsze. Zaufany dostawca

Oprogramowanie i jego funkcje są istotne, ale czasami nie one mają kluczowe znaczenie. Wiele zależy od dostawcy, który będzie dokonywał integracji, wdrożenia systemu WMS w naszej firmie. Niekiedy jest on ważniejszy niż samo oprogramowanie, które wybierzesz. Złe wdrożenie oprogramowania może narobić więcej szkody niż pożytku. Jak wybierać odpowiedniego integratora? O tym dowiesz się tekstu Jak wybrać integratora.

Twoja firma zasługuje na WMS “skrojony na miarę”, który spełni twoje wymagania. Jeśli system WMS nie spełnia twoich potrzeb, rynek jest na tyle duży, że możesz dalej szukać. Z bogatej oferty dostawców w końcu wybierzesz oprogramowanie i partnera, z którym współpraca da oczekiwane efekty

Wybór systemu WMS – przydatne pliki do ścignięcia

Przygotowałem zestaw potrzebnych dokumentów, które pomogą w wyborze optymalnego WMS. Poniżej do ściągnięcia jest pakiet pytań, jakie warto zadać sobie w trakcie “burzy mózgów” w firmie oraz tabela do określania wymagań systemu WMS.

Lista pytań do “burzy mózgów”
Tabela wymagań WMS

Potrzebujesz systemu WMS dopasowanego do potrzeb Twojego biznesu?


Zapraszam do kontaktu telefonicznego ze mną pod numerem +48 515 135 478 lub mailowego pod adresem kontakt@sebitu.pl. Bezpłatnie przeprowadzimy mini analizę twoich procesów magazynowych względem oczekiwań od systemu WMS.

Piotr Tamulewicz
Piotr Tamulewicz
Doradca ds. rozwiązań IT w SEBITU.