Materiały eksploatacyjne do drukarek etykiet czyli czego będziesz potrzebować do druku?
30 września, 2021
Beacon bluetooth device
Technologia Bluetooth Beacon – na czym polega i jak można ją wykorzystać w biznesie?
12 stycznia, 2022
Pokaż wszystko

Inwentaryzacja z tagami RFID – jak to działa?

Technologia RFID może znaczne przyspieszyć proces inwentaryzacji środków trwałych w organizacji. W jaki sposób?

Inwentaryzacja – na czym polega?

W świetle przepisów inwentaryzacja to działanie, które polega na zweryfikowaniu stanu rzeczywistego z tym znajdującym się w dokumentacji. Innymi słowy, sprawdzamy czy towary, produkty, środki stałe, które wykazane są w majątku firmy rzeczywiście fizycznie tam są. Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów inwentaryzacja polega na “przeprowadzeniu spisu wszystkich towarów handlowych, materiałów (surowców) podstawowych i pomocniczych, półwyrobów, produkcji w toku, wyrobów gotowych, braków i odpadów, zwanego dalej spisem z natury“. [1] Powinna być zrobiona na koniec każdego roku podatkowego czyli 1 stycznia.
Ponadto tego typu spis z natury musi być wykonany każdorazowo:

  • na dzień rozpoczęcia działalności w ciągu roku podatkowego,
  • w razie zmiany wspólnika,
  • zmiany proporcji udziałów wspólników
  • likwidacji działalności.

To oczywiście powody, które nakłada na nas rozporządzenie ministra. Inwentaryzacje mogą być przeprowadzone również wewnętrznie i wynikać z potrzeb przedsiębiorstwa. W wielu firmach inwentaryzacja może być prowadzona w sposób ciągły i cykliczny (np. raz na tydzień, miesiąc) a czasami doraźnie – w przypadku zaistnienia jakieś specjalnych okoliczności, które wymagają sprawdzenia materiałów w majątku znajdującego się na terenie przedsiębiorstwa.

Spis z natury to czynność, która z różnych z wielu powodów nie należy do tych ulubionych. To proces, który zajmuje mnóstwo czasu i energii. Na szczęście tam, gdzie wdrożono systemy automatycznej identyfikacji inwentaryzowanie nie jest aż tak uciążliwe. Nie trzeba już ręcznie spisywać poszczególnych produktów. Zazwyczaj wystarczy nam skaner kodów kreskowych, który po odczycie przesyła dane bezpośrednio do systemu. W przypadku skanerów jednak nadal konieczne jest podejście i zeskanowanie każdego produktu, co przy dużych przestrzeniach lub skanowaniu środków trwałych w biurach/urzędach może być dość uciążliwym zajęciem. Czy da się ten proces jeszcze przyspieszyć i uprościć? Okazuje się, że rozwiązaniem w wielu przypadkach jest system identyfikacji radiowej RFID.

Jak wykorzystać RFID w inwentaryzacji?

Tagi RFID >> to technologia identyfikacji radiowej, która coraz częściej zastępuje tradycyjne kody kreskowe. W wielu przypadkach tego typu rozwiązanie podnosi wydajność pracowników na nowy poziom.
Tag RFID to nic innego jak rodzaj mikrochipu, który umieszczany jest na produkcie. Odczytywany za pomocą specjalnego skanera wykorzystującego fale radiowe. Tagi stosowane do śledzenia zapasów to tzw. tagi pasywne. Oznacza to, że nie zawierają baterii i są zasilane jedynie falami z czytników. Jak omówiłem to w artykule: Czy moja firma jest gotowa na wdrożenie RFID >> , tagi sprawdzają się wówczas, kiedy chcemy zliczyć ilościowo towary w magazynie. To również doskonałe rozwiązanie przy inwentaryzacji wszelkiego typu środków trwałych, a także narzędzi znajdujących się w majątku firmy.

Czy da się zinwentaryzować środki trwałe za pomocą RFID?

Obecnie w zdecydowanej większości inwentaryzacja przeprowadzana jest za pomocą systemu kodów kreskowych. Kody kreskowe oprócz wielu zalet mają też pewne wady.

Dlaczego kody kreskowe przy inwentaryzacji nie zawsze się sprawdzają?

  • Konieczny jest bliski kontakt. Przede wszystkim, aby sczytać i wprowadzić dany środek trwały do systemu musimy fizycznie znajdować się w odległości kilkunastu centymetrów i dokonać bezpośredniego odczytu z kodu kreskowego. W niektórych przypadkach może być to dosyć uciążliwe. Zwłaszcza gdy mamy do inwentaryzacji duże przestrzenie powierzchni biurowej. Wówczas konieczne jest przechodzenie z czytnikiem od sali do sali i skanowanie wszystkich środków trwałych znajdujących się w danym pomieszczeniu.
  • Etykiety z kodami mogą zostać zniszczone. Naklejone etykiety z kodami kreskowymi często mogą ulec uszkodzeniu lub po prostu w trakcie użytkowania biurka zostać zniszczone i oderwane od powierzchni. W ten sposób nie jest możliwa identyfikacja automatyczna danego środka trwałego, co niepotrzebnie przedłuża cały proces identyfikacji.

W odróżnieniu od czytników kodów kreskowych tagi RFID mają kilka zalet, które mogą być przydatne do przeprowadzenia inwentaryzacji.

Dlaczego tagi RFID do inwenteryzacji to dobry pomysł?

  • Tagi RFID >> można odczytać zdalnie, często z odległości kilku metrów. Procesy ręczne i kody kreskowe wymagają fizycznej lokalizacji i widoczności znaczników. Dla RFID nie jest wymagana linia wzroku. Korzystając z technologii RFID, nie musimy bezpośrednio podchodzić do każdego biurka czy krzesła. Wystarczy, że wejdziemy do pomieszczenia a czytnik tagów RFID odnajdzie nam wszystkie obiekty, które umieszczone są w zasięgu fal radiowych.
  • Można odczytać kilka tagów jednocześnie, co znacznie przyspiesza weryfikowanie środków trwałych znajdujących się w danym pokoju. Przekłada się to na szybsze inwentaryzacje i dokładniejsze wyniki.
  • Tagom można nadać unikalne kody identyfikacyjne, dzięki czemu można śledzić poszczególne środki trwałe. W ten sposób mamy pewność, że w danym pokoju znajdują się cztery krzesła, dwie szafy, a także tablica korkowa.
  • Niektóre typy tagów można nadpisywać, co umożliwia aktualizację informacji o środkach trwałych, np. przy przeniesieniu części krzeseł lub stolików do innego pomieszczenia.
  • RFID ułatwia też robienie cząstkowych inwentaryzacji np. na piętrze, w budynku lub pokojach.
Tak RFID można nakleić na środek trwały.

Jak to działa?

Tagowanie.

Aby wykorzystać w pełni system RFID, musimy najpierw dokonać tagowania naszych środków trwałych, które znajdują się na wyposażeniu firmy. Tagi RFID oferowane są w różnych opcjach w zależności od warunków środowiskowych, w jakich będzie znajdował się lub pracował środek trwały. Tagi montowane są podobnie jak etykiety z kodami kreskowymi i mogą być przyklejone lub zawieszone na danym środku trwałym. Typowe metody mocowania RFID mogą obejmować wytrzymałe kleje, nity, śruby i opaski/opaski.

Kodowanie.

W tagu można zapisać dane, które będą stosowane do identyfikacji danego zasobu w systemie. W ten sposób będziemy mieli informację, że mamy do czynienia na przykład szafką lub maszyną produkcyjną.

Czytanie tagów.

Do odczytu danych będą wykorzystywane specjalne czytniki fal radiowych. Pozwalają one na odczyt tagów nawet z dużej odległości. Nie musimy zbliżać się do konkretnego ze sobą środka trwałego. Wystarczy wejść do pomieszczenia.

Przykład: W systemie są informacje, jakie środki trwałe powinny znajdować się w danym pomieszczeniu np. 3 biurka, 3 monitory, 2 szafki. Osoba robiąca inwentaryzację wchodzi do pomieszczenia i sprawdza zgodność danych ze stanem rzeczywistym. Kolektor danych RFID odczytuje wszystkie środki trwałe a system zwraca informację:
o ewentualnych brakach (np. jakiego środka trwałego brakuje)
niewłaściwych środkach trwałych (np. w pokoju znajduje się krzesło z innego pomieszczenia)

Zastosowanie tagów RFID do inwentaryzacji

Technologia RFID może być stosowana do inwentaryzacji różnego typu środków trwałych – sprzętu, mebli czy narzędzi.

  • w przedsiębiorstwach – można dokonywać inwentaryzacji narzędzi i urządzeń wykorzystywanych przez pracowników;
  • w halach produkcyjnych – za pomocą tego RFID można inwentaryzować maszyny;
  • w pomieszczeniach biurowych i urzędach – do inwentaryzacji wszelkiego typu mebli krzeseł i innych środków, urządzeń drukarek komputerów i laptopów trwałych znajdujących się na wyposażeniu.

RFID do kontroli przepływu środków trwałych

Oznaczenie środków trwałych tagami RFID może być również doskonałym sposobem na kontrolowanie przepływu środków trwałych wewnątrz i zapobieganiu wynoszeniu ich poza obręb budynku. Wystarczy przy wyjściu zamontować bramkę RFID, która będzie alarmowała system przy próbie wyniesienia np. narzędzia z tagiem RFID z firmy. W ten sposób możemy znacznie ograniczyć kradzieże sprzętu i narzędzi.

Inwentaryzacja zasobów oparta na technologii RFID znacznie zmniejsza liczbę pracowników potrzebną do śledzenia zasobów. Zastosowanie technologii RFID sprawia, że ​​liczenie narzędzi, sprzętu i środków trwałych jest łatwe, szybkie i bardzo dokładne. Wykorzystując RFID, możemy również zapewnić sobie stałą kontrolę nad widocznością zasobów. Ze względu na to, że inwentaryzację przeprowadzamy szybciej i mniejszym nakładem czasu możemy przeprowadzać je częściej a tym samym na bieżąco sprawdzać stan sprzętu narzędzi czy środków trwałych.

Oprogramowanie do inwentaryzacji za pomocą RFID.

Do wykonania inwentaryzacji za pomocą RFID nie wystarczą same czytniki, niezbędne jest oczywiście odpowiednie oprogramowanie. Najlepiej takie, które będzie od razu połączone z programem finansowo-księgowym lub system ERP przedsiębiorstwa. To istotne, bo tego typu rozwiązania nie zawsze są dostępne w ofercie firm wdrożeniowych. Zazwyczaj systemy do inwentaryzacji i ERP mają oddzielne bazy danych. Na szczęście można to połączyć, co znacznie ułatwia wykonanie m.in. ewidencji środków trwałych w firmie.

Aby móc przeprowadzić inwentaryzację składników majątku trwałego za pomocą technologii konieczne jest oprogramowanie pozwalające na umożliwieniu odczytów czytnika RFID z danymi zawartymi w kartotekach systemu.

Oprogramowanie do inwentaryzacji za pomocą technologii RFID może zostać z powodzeniem zaadoptowane do różnych rodzajów działalności. Przeznaczone jest do ewidencjonowania i inwentaryzacji środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych oraz wyposażenia.

Posługując się oprogramowaniem do inwentaryzacji możemy łatwo i kompleksowo zarządzać środkami trwałymi przedsiębiorstwa. Tego typu systemy zawierają wszystkie elementy pozwalające na wykonanie szybkiej inwentaryzacji. Wśród standardowych funkcjonalności znajduje się m.in. kartoteka wg Klasyfikacji Środków Trwałych, w której możemy wprowadzić dokładny opis cechy każdego środka trwałego. Możemy tworzyć też różnego typu zestawienia, plany, bilansy i wyliczenia, które istotne są nie tylko z uwagi na wymogi formalne i ustawowe, ale również z punktu widzenia sprawozdawczości wewnętrznej.

Bardzo dużym udogodnieniem jest to, że w tego typu programach można od razu amortyzować środki. Oprogramowanie samo automatycznie wylicza i aktualizuje amortyzację środków trwałych oraz wysyła odpowiednie pliki do urzędu skarbowego.

Jak przebiega proces inwentaryzacji RFID z oprogramowaniem?

Do przeprowadzenia inwentaryzacji potrzebny jest czytnik RFID, w którym zainstalowana jest specjalna aplikacja.

  1. Przed rozpoczęciem spisu z natury użytkownik może dokonać importu danych dotyczących środków trwałych (ilość i lokalizacja) z systemu księgowego. Następnie wprowadza na urządzeniu lokalizację, w której będzie dokonywany odczyt środków trwałych.
  2. Po wprowadzeniu lokalizacji na urządzeniu system wyświetli listę środków, które są przypisane do danego miejsca (np. pokoju). Na jej podstawie osoba przeprowadzająca inwentaryzację może dokonać aktualizacji danych.
  3. Spis z natury polega na sczytaniu tagów RFID lub kodów kreskowych z każdego środka trwałego, który znajduje się w danej lokalizacji.
  4. W zależności od wyników odczytu poszczególne środki trwałe mogą uzyskać następujące statusy. Przykładowo:
    • Prawidłowy – środek trwały został odczytany i znajduje się w tej samej lokalizacji, w której nastąpił odczyt;.
    • Przypisany do lokalizacji nr… – środek trwały znajduje się w ewidencji i został odczytany, ale jest przypisany do innej lokalizacji, niż ta, w której nastąpił odczyt;.
    • Nowy – system dodaje nową pozycję do kartoteki i przypisuje środek trwały do bieżącej lokalizacji.
  5. W przypadku gdy w danej lokalizacji nie znaleziono określonego środka trwałego użytkownik ma możliwość przypisania go do statusu: zlikwidowany.
  6. Po zakończeniu odczytu i zamknięciu w systemie procesu inwentaryzacji zostanie wygenerowany plik, który wyeksportowany zostanie do modułu, z którego możemy korzystać z komputera stacjonarnego lub notebooka.

Jakie są zalety oprogramowania do inwentaryzacji RFID?

Przyspieszenie procesu inwentaryzacji.

Zastosowanie oprogramowania i czytników RFID znacznie przyspiesza wykonywanie spisu z natury. Inwentaryzacja nie jest już czasochłonnym i żmudnym zajęciem, ale automatycznym i precyzyjnym procesem.

Połączenie z systemami księgowymi.

System pozwala na sprawną wymianę danych z systemem księgowym / ERP.

Zintegrowanie modułu z innymi systemami działającymi w przedsiębiorstwie sprawia, że w jednym miejscu mamy dostęp do wszystkich danych.

Przypisanie środka trwałego do lokalizacji i użytkownika.

Zaletą systemu jest to, że pozwala na bardzo dokładne i precyzyjne opisanie środka trwałego wraz z lokalizacją. Mamy dane nie tylko o lokalizacji środka trwałego, ale także o osobie, która za niego odpowiada np. użytkownika komputera firmowego lub laptopa.

Łatwe przenoszenie środków trwałych.

W systemie można również dokonywać w prosty sposób transferu środków trwałych do innych lokalizacji. Wystarczy, że osoba z kolektorem danych odczyta kod kreskowy środka trwałego i przeniesie go w systemie do innego pokoju czy biura.

Automatyczny wydruk

Dodatkowo dostarczane jest oprogramowanie, które automatyzacje wydruku etykiet RFID. Dzięki temu możemy w prosty sposób oznaczać nowe środki trwałe lub modyfikować oznaczenia na środkach trwałych, który już znajdują się w danej lokalizacji. Dane mogą być pobierane z bazy danych lub np. pliku excel.

Kompleksowość rozwiązania

Rozwiązanie do inwentaryzacji ma charakter kompleksowy, to znaczy że zapewnione są wszelkie niezbędne narzędzia i aplikacje do sporządzenia całościowego spisu z natury. W skład tego rozwiązania wchodzą następujące elementy:

  • program do inwentaryzacji środków trwałych na komputery stacjonarne i na mobilne kolektory danych RFID.
  • program do przygotowywania i automatyzacji wydruku.
  • drukarka RFID.
  • kolektor danych RFID.
  • etykiety/tagi RFID.
  • usługa wdrożeniowa (konfiguracja sprzętu i oprogramowania)
  • szkolenie użytkowników z zakresu obsługi czytników i oprogramowania 
  • wsparcie techniczne rozwiązania
  • zarządzanie całym projektem przez kierownika ds. projektów.

Zastanawiasz się nad wprowadzeniem inwentaryzacji za pomocą technologii RFID?

Zapraszam do kontaktu telefonicznego ze mną pod numerem +48 515 135 478 lub mailowego pod adresem pt@sebitu.pl. Wybierzemy najlepsze rozwiązanie do inwentaryzacji RFID dla twojej firmy.

Materiały źródłowe:

  1. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów: http://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU20031521475
Piotr Tamulewicz
Piotr Tamulewicz
Doradca ds. rozwiązań IT w SEBITU.